Как прошить в 4 прокола

Содержание

Как правильно прошнуровать, прошить документы нитками в делопроизводстве, пронумеровать и заклеить сзади: пошаговая инструкция по правилам ГОСТа

Как прошить в 4 прокола

В нашей статье вы найдете подробную информацию о том, как правильно прошнуровать, прошить документы нитками в делопроизводстве.

Хотя мы живем во времена интенсивного развития интернета, и большинство документов создаются в электронном виде, правильное хранение бумажной документации никто не отменял.

Более того, если важные документы не будут правильно архивированы, то на фирму, предприятие, учреждение могут быть наложены штрафные санкции.

А потому давайте разберемся, как правильно прошнуровать, прошить документы нитками в делопроизводстве, как их пронумеровать и заклеить сзади согласно всех правил ГОСТа.

Как правильно прошнуровать, прошить документы нитками в делопроизводстве — основные требования по правилам ГОСТа

Штамп «Прошито, пронумеровано»

Архивирование документов — процесс довольно простой, но все же при этом нужно придерживаться общих правил для всех государственных учреждений. Для того, чтобы упорядочить хранение бумажной документации, были разработаны общепринятые правила ГОСТа.

Как правильно прошнуровать, прошить документы нитками в делопроизводстве:

  • Начинать архивирование надо с подготовки обложки, в которую впоследствии будут вложены документы. Чаще всего для этих целей используют изделия из картона. Но если вы планируете хранить документацию длительный период, потратьтесь на папку из тонкого пластика. Размеры обложки должны быть точно такими же, как и документации. Она ни в коем случае не должна даже на пару миллиметров выступать за пределы обложки.
  • Далее можно приступать к подготовке документации. Ее надо внимательно осмотреть, и если есть скрепки или зажимы для бумажных листов, все аккуратно убрать. После этого можно начинать складывать листы бумаги в аккуратную стопку. По правилам, в архивном томе должно быть не более 250 листов. Если же вы архивируете накладные и счета, то их можно складывать в том в 500 листов, просто через 250 документов вложите в него пустой белый лист стандартного размера.
  • На следующем этапе проведите нумерацию. Возьмите карандаш и в правом верхнем углу пропишите цифры. Учтите некоторые особенности, лист с описью архивного тома не нумеруется, нумерация по правилам ГОСТа начинается с титульного листа.
  • Закончив с нумерацией, переходим к составлению описи документального архива. На чистом листе бумаге четким, разборчивым почерком прописываем дату создания архивного тома, название фирмы, учреждения, производства. В обязательном порядке указываем точное количество документов архива, предполагаемые сроки хранения, а также реквизиты того, кто выполнил эту работу.

После того, как все подготовительные работы будут закончены, можно приступать непосредственно к сшиванию документов нитками. Как это сделать правильно мы покажем вам немного ниже.

Как правильно прошнуровать, прошить документы нитками в 2 прокола — пошаговая инструкция

Способ в 2 прокола

Самый простой способ архивирования документации — прошить документы нитками в 2 прокола. Как это сделать?

Как правильно прошнуровать, прошить документы нитками в 2 прокола — пошаговая инструкция:

  • Проводим подготовку архивного тома согласно всем требованиям ГОСТа. С ними мы познакомили вас в самом начале нашей статьи.
  • Далее берем дырокол и, отступив от края листа 1-2 см, делаем прокол. Старайтесь сделать его максимально аккуратно, чтобы не повредить архивные листы.
  • После этого можно брать нитку и прошивать том. Чтобы листы хорошо держались в томе, нитка пропускается через отверстия 2-3 раза.
  • Заканчивается шнурование на последней странице архива. Концы нитки протягиваются через отверстия и завязываются плотным узлом.

ВАЖНО: При желании вы можете шнуровать архивный том сразу иголкой, но будьте готовы к тому, что этот процесс займет немного больше времени и сил.

Как правильно прошнуровать, прошить документы нитками в 3 прокола — пошаговая инструкция

Способ в 3 прокола

Архивирование документации способом в три прокола немного сложнее предыдущего, поэтому в этом случае лучше всего делать отверстия на бумаге именно дыроколом. Так вам будет легче проводить сшивание нитью.

ВАЖНО: В этом случае надо правильно делать прокол документации. Чтобы впоследствии листы не разъезжались, расстояние между отверстиями, сделанными дыроколом или иглой, не должно быть более 3 сантиметров.

Как правильно прошнуровать, прошить документы нитками в 3 прокола — пошаговая инструкция:

  • Проводим стандартную подготовку архивного тома
  • Вооружаемся дыроколом и делаем на документации три прокола, с учетом нюанса, с которым мы вас познакомили немножко выше.
  • Далее берем нить и вводим ее с тыльной стороны архива в прокол находящийся по центру
  • На следующем этапе вводим нить с лицевой стороны архива
  • Если вы все сделали правильно, то нить вновь должна находиться с тыльной стороны, и вам надо будет продеть ее в оставшееся «пустым» отверстие
  • Когда нить окажется на лицевой стороне, ее надо будет повторно продеть в центральное отверстие на тыльную сторону
  • На заключительном этапе делаем плотный узелок

Чтобы вам было более понятно, как сделать архивацию подобным способом, посмотрите наше обучающее видео.

Как правильно прошнуровать, прошить документы нитками в 4 прокола — пошаговая инструкция

Способ в 4 прокола

Если вы будете использовать для архивации данный метод, тогда обязательно используйте дырокол. Особенно если архивируете большой том. В этом случае вы сможете заранее сделать все дырочки, а потом без особых проблем протянуть через них нить. Проколы делаются стандартно. Отступаете от края 1-2 сантиметра, и делаете 4 прокола через каждые 3 сантиметра.

Как правильно прошнуровать, прошить документы нитками в 4 прокола — пошаговая инструкция:

Фото-подсказка

  • Начинать прошивку архива надо со второго отверстия от края. Введите в него нитку с тыльной стороны.

Фото-подсказка

  • Далее нить протягивается с лицевой стороны на тыльную через 1 отверстие, расположенное возле того, с которого начинали шнуровку.

Фото-подсказка

  • Далее снова вводим нить так же как и первый раз (в тоже отверстие).

Фото-подсказка

  • На следующем шаге протягиваем нить через 3 отверстие — на лицевую сторону.

Фото-подсказка

  • После этого вводим нить в крайний прокол и вытягиваем ее с тыльной стороны.

Фото-подсказка

  • Протягиваем нить так, как показано на фото выше.

Фото-подсказка

  • Свободные концы нити перекрещиваем и завязываем узелок.

Более подробно смотрите в видео.

Как правильно прошнуровать, прошить документы нитками на уголок — советы

Способ архивации документов на уголок

Иногда в делопроизводстве требуется сшивать не только архивы, но и документацию буквально в пару стандартных листов, например, уставы. В этом случае нет надобности делать 2, 3 или 4 прокола. Подобные документы можно шнуровать на уголок.

Как правильно прошнуровать, прошить документы нитками на уголок — советы:

  • В этом случае можно обойтись и иголкой с ниткой, но если хотите, используйте дырокол
  • В верхнем левом углу, отступив 1-2 сантиметра, сделайте прокол
  • Вводите иголку с тыльной стороны
  • Протянув нитку с иголкой на лицевую сторону, сделайте другой прокол, отступив от предыдущего буквально 0.5 сантиметра
  • Через этот прокол протяните нить на тыльную сторону и зафиксируйте все узлом

Как правильно при сшивании документов нитками пронумеровать страницы, провести заклеивание?

Правила заклеивания архивного тома

А теперь давайте более подробно разберем нюансы нумерации и заклеивания архивного тома.

Как правильно при сшивании документов нитками пронумеровать страницы, провести заклеивание:

  • Нумеровать страницы архивного тома надо арабскими цифрами, исключительно по возрастанию.
  • Нужная цифра прописывается аккуратным почерком в правом верхнем углу, она не должна даже на пару миллиметров «заходить» на информацию на документе.
  • В случае если в архивном томе имеются деловые письма, то они также нумеруются. Сначала номер прописывается на конверте, а потом на самом письме.
  • Иногда архив состоит из нескольких отдельных томов, в этом случае каждый из них нумеруется отдельно.
  • Если в вашем архивном томе есть лист, размеры которого больше остальных, то он нумеруется следующим образом — номер проставляется в правом верхнем углу, а затем лист сгибается, таким образом, чтобы он не выходил за пределы верхней обложки.
  • Пронумерованный архив в обязательном порядке заклеивается. Для этого, на завязанные в узел нитки, клеится листок бумаги. Следите, чтобы после проведения данной манипуляции кончики ниток свободно свисали.
  • На данном листке указывается сколько документов в томе — информация пишется арабскими цифрами и дублируется прописью. Тут же можно указать, что в архиве подшиты поврежденные документы.
  • Помимо этого, на листе указывается ФИО составителя архива, его подпись. Далее проставляется печать — она должна быть и на бумаге для заклеивания, и на последнем листе архива.

Сшивка и нумерация страниц документов для архива, налоговой, тетради учета — можно ли вносить исправления в случае наличия ошибок?

Прошивка документации

Иногда случается так, что архивный том готов, но оказывается, что листы не так как надо пронумерованы, или оказалось, что часть документации осталась не подшитой. Что делать в этом случае?

Сшивка и нумерация страниц документов для архива, налоговой, тетради учета — можно ли вносить исправления в случае наличия ошибок:

  • Если получилось так, что во время нумерации документации вы написали одну цифру два раза, то в этом случае можно все исправить. Для этого достаточно добавить к повторной цифре букву, например, у вас в архиве будет лист 11 и 11а.
  • Если же вы сбились со счета, то придется зачеркнуть цифру и прописать правильную. Учтите, что вносить исправления надо аккуратно, без жирных зачеркиваний и помарок.
  • А вот если вы не вложили несколько документов в архивный том, то тут все сложнее. Просто взять и подшить в самом конце документацию у вас не получится, это строго запрещено. Все что вы можете сделать, либо заново прошивать документы, либо сделать отдельный том.

: Как сделать твердый переплет для дел постоянного срока хранения?

Источник: https://ladyle.ru/kak-pravilno-proshnurovat-proshit-dokumenty-nitkami-v-deloproizvodstve-pronumerovat-i-zakleit-szadi-poshagovaya-instrukciya-po-pravilam-gosta

Как прошить дело в 4 прокола схема

Как прошить в 4 прокола

Как вы уже поняли, подшивать документы нитками — только полдела, так как нужно же еще их правильно заверить. Для того чтобы выполнить указанную процедуру, необходимо подготовить стикер (можно набрать в программе MS Word и распечатать) размером 5 х 6 см.

На нем указывается информация о количестве страниц в деле (не только цифрами, но и прописью), об особенностях вложенных документов (к примеру, некоторые из них могут быть повреждены), а также отмечается фамилия, должность и подпись специалиста, который занимался прошивкой.

Этим фрагментом бумаги фиксируется узел нитей на последней странице, после чего ставится печать предприятия: одна часть оттиска должна находиться на наклейке с надписью, а вторая на листе.

Главное требование к подшитым бумагам — неприкосновенность, то есть если нужные документы уже сшиты и пронумерованы, но вам необходимо добавить какое-то дополнение (например, образец заполненного заявления), то его нужно будет подшивать либо отдельным томом, либо разобрать все дело и наново перешивать. В случае допуска ошибок в нумерации возможно применение литерной нумерации. Проще говоря, на пропущенный лист ставится та же цифра, только к ней добавляется буква (16а, 17б…).

Как сшивать дела в 4 дырки

  • Из крайней во вторую, затем в третью, затем в четвертую, потом в третью и во вторую-завязываем узелок, пишем на кусочке бумаги: прошнуровано, пронумеровано документов, мажем клеем с обратной стороны этой писульки, приклеиваем, так чтобы кончики торчали, а узелок был под бумаженцией. подписываем, ставим печать. Все!
  • Вопрос то оказался почти философским, а ответы — развернутые и обстоятельные. Прямо тема диссертации.
  • ТРХ дырок вполне ДОСТАТОЧНО.
  • в рукодельницы запишись!)

Правила прошивки документов На данный момент для уполномоченных сотрудников имеется несколько вариантов для прошивания документов.
Каждый из них подразумевает схожую стратегию сшивания, но разные подходы. Рассмотрим их более подробно, определим ключевые особенности прошивки документов.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц.

После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

Обратите внимание =>  Закон О Коммуникациях На Земель Многодетным Семьям

Руководство как прошивать и заверять документы

Необходимо помнить, что документы, состоящие из двух или более листов, должны быть прошиты. Отверстия для прошивки можно сделать как с помощью толстой иглы, так и с помощью дырокола. Проколы должны находиться с левой стороны листа, на расстоянии 1,5-2 см от края. Читайте что такое маржа и как это рассчитывать.

  1. Для начала необходимо сделать три отверстия документах на определенной расстоянии друг от друга
  2. Далее продеть веревки в отверстия в указанной на фото последовательности
  3. С тыльной стороны необходимо веревку завязать и приклеить листок бумаги с количеством прошнурованных листов

Как сшивать документы в архиве: фото-мастер-класс

Лист картона для детского творчества приклеиваем к одному из листов А4 за левый край. Лист обложки должен лежать лицевой стороной к нам. Картон нужно приклеивать лицевой стороной вниз. Это – будущий корешок. Полосу клея делаем неширокой, пары сантиметров вполне хватит.

Кладем под пресс и даем как следует просохнуть
Чтобы наш корешок огибал том красиво и ровно, намечаем по линейке ручкой три линии сгиба: первые две спустя 2 и 4 см от левого края (обязательно на равном расстоянии друг от друга), а третью – отступив от второй линии такое расстояние, которое равно ширине тома. Сил не жалеем, проводим линии глубоко.

Вообще-то, обычно я пользуюсь для этого ручкой, в которой давно закончилась паста, тогда получается бесцветная линия сгиба. Но для МК лучше так, чтобы было виднее.

Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец

  1. Вначале иголкой с ниткой делаем прокол в центре листа с тыльной стороны.
  2. При втором проколе иголку с ниткой выводим на тыльную сторону, причем отверстие делаем на 3 см выше первого.

  3. Последний прокол делаем ниже первого, выводя нитку на титульный лист.
  4. Далее пропускаем иголку с ниткой в среднее отверстие на тыльную сторону.
  5. Теперь аккуратно стягиваем прошитые листы, обрезаем нитку и завязываем ее концы на узелок.

  6. Концы нитки и узел закрываем наклейкой, предназначенной для заверения.

Затем все листы хорошенько выравниваем, закрепляем в струбцине, после чего приступаем к сверлению 5 отверстий в левой стороне блока.

Два из них сверлим по краям с отступом в 2 см, третье в центре. 4 и 5 располагаем в промежутках между центром и крайними проколами.

Как правильно сшивать документы

Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера. Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию.

  • авансовые отчеты,
  • оборотные ведомости по материальным средствам,
  • накладные,
  • счета-фактуры,
  • акты выполненных работ,
  • путевые листы,
  • кассовую книгу,
  • ведомости на получение заработной платы сотрудниками учреждения в том случае если зарплата выдается работникам на руки.

Как нужно правильно прошить документы нитками в 2019 году

  1. Удалить из документов скобки и скрепки.
  2. Уложить ровно листы и проверить нумерацию.
  3. Используя шило или дырокол и отступив от края сделать два отверстия.
  4. Пропустить нить через оба прокола и связать концы ее с тыльной стороны.
  5. Связать кончики нитей.

  6. На часть узла наклеить прямоугольник из плотной белой бумаги либо из папирусной бумаги (при хранении более 10 лет).

Комплектация рассортировать документы в пачки не более 250 листов с толщиной не более 4 см в начало каждой пачки положить лист для внутренней описи добавить к каждому блоку по чистому листу для сопроводительной надписи Нумерация специальным нумератором или черным карандашом проставить номера страниц в правом верхнем углу лицевой стороны подшитый за середину лист нумеровать за два листа иллюстрации пронумеровать на оборотной стороне листа Подготовка составить опись готовую опись вклеить на обложку или подшить с остальными документами подготовить материалы для скрепления (капроновые или суровые нитки, канцелярский клей, шило, картон) Обложка для документов длительного хранения выбирается твердый картон (формат зависит от формы подшиваемых бумаг) указать на обложке сведения об организации, виде документов, сроках хранения, количестве листов и дате подшивки Пробивка отверстий отверстия делаются шилом или обычным дыроколом место для отверстий – на полях слева с отступом от края в 1,5-2 см, с расстоянием меж соседними проколами около 3 см, и строго по вертикали Прошивка документы длительного хранения прошиваются насквозь вместе с обложкой обычные бумаги подшиваются с листа, следующего за переплетом

прошиваются листы дважды

Как прошивать документы в 4 дырки схема

Второе – некачественная или небрежная прошивка документов вашего предприятия может быть использована заинтересованными лицами не в вашу пользу. То есть важные документы могут быть расшиты и расформированы, а листы содержащие важную информацию подменены. И доказать подмену будет очень сложно.

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой.

К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

Как правильно прошить документы

  1. Сами документы.
  2. Шило. Если документов немного, шило не понадобится.
  3. Толстую иголку.
  4. Прочные нитки, например, шелковые.

    Можно использовать тонкую ленту, банковский шпагат или специальные нитки для прошивки ЛШ-210.

  5. Бумажный стикер небольшого размера примерно 3*6 см.
  6. Канцелярский клей.
  7. Печать, чтоб заверить.

Обратите внимание =>  Как написать характеристику для официанта

После того как это действие произведено, излишки нити обрезаются, остаются концы длиной около 7 см, которые связываются между собой узелком максимально плотно к бумаге. Собственно, прошивка на этом закончена, но остается еще один важный момент. Осталось наклеить бумажный стикер, который приготавливается заранее.

Для наклейки вырезается небольшой кусок бумаги. Строгих требований к его размеру нет, поэтому подойдет бумажная полоска 3*5 см. Плюс или минус сантиметр не существенно, главное, чтоб вырезанный кусок после приклеивания полностью покрывал зону прошивки. На вырезанной бумаге пишется «пронумеровано и прошито».

Надпись можно пропечатать на принтере заранее, затем аккуратно вырезать прямоугольник нужного размера. Листы предварительно следует пронумеровать хронологическом порядке посредством вписывания арабских цифр в правый верхний уголок каждой страницы документа, включая копии, общее количество страниц отображается затем на стикере.

Вот образец того, как правильно должен выглядеть подобный стикер:

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

  • Стандартные. Их размер 22,9 на 32,4 см, они нужны, чтобы сшить листы бумаги стандартного размера.
  • Нестандартные.

    Они нужны, если размер бумаг отличается от обычного формата А4, в таком случае форма и пропорции обложки коррелируют с форматом подшиваемой бумаги.

  • Для длительного хранения. Они имеют произвольный формат, но изготовлены из особо твердого картона.

    Такие обложки нужны, если документы должны храниться больше 25 лет.

  • Название документа.
  • Дата подшивки.
  • Срок хранения.
  • Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).

  • Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
  • Данные ответственного лица – составителя подшивки.

Как прошить документы нитками

Кроме того, правила оформления бумаг и протоколов в таких узкоспециализированных сферах, как банковское дело, может регулироваться в соответствии с иными ведомственными постановлениями и актами. Например, для Центрального банковского учреждения России действует положение ЦБ РФ, в котором описан подробный механизм действий с документацией разных видов.

  1. Подшивать нужно, начиная со второго отверстия от левого края с оборотной стороны пакета бумаг. Потянуть нитку вверх.
  2. Продеть подшивку в крайнюю левую дырочку на главной части документов, протянуть вниз.
  3. На третьем шаге нужно продеть в отверстие, находящееся от левой части страницы с иной стороны «тетради». Потянуть нитку вверх.
  4. Направить иглу во второй отсек от правого края листа, потянуть шнурок вниз, что производится на лицевой стороне.
  5. С тыльной стороны файла протянуть шов через крайнюю правую дыру вверх.
  6. В конце нужно вдеть шнур во 2-ю дыру с правой стороны страниц, что производится аналогично с лицевой стороны.
  7. При необходимости повторить процедуру.

21 Дек 2018      marketur         147      

Источник: https://urist-market.ru/alimenty-cherez-sud/kak-proshit-delo-v-4-prokola-shema

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.