Как прошить толстый журнал

Содержание

Как прошить школьный журнал

Как прошить толстый журнал

При работе с документацией рано или поздно сталкиваешься с необходимостью вести журналы регистрации. Хорошо, если эти знания будут получены не во время очередной проверки каких-нибудь уполномоченных органов.

Прошивка – это важный элемент в делопроизводстве, который лучше не оставлять без внимания, дабы не «попасть на штраф». Если документ сшит неправильно, то в дальнейшем будет проблематично доказать, что подмена сведений не имела места.

О том, как правильно прошить, пронумеровать журнал, рассказано в данной публикации.

Ответственность

Некоторые документы имеют повышенную степень важности, поэтому требуют более пристального внимания к хранению и оформлению. Прошивка и нумерация документации – это совсем не прихоть, а защита от внесения незаконных изменений, путём вырывания/добавления страниц и прочих несанкционированных действий.

Нужно ли прошивать журналы в частной конторе? Ответ утвердительный. Совершенно не важно, какая форма собственности у организации, проверка может запросто явиться и к рядовому индивидуальному предпринимателю, ведь закон для всех один.

При приёме на работу секретаря или делопроизводителя лучше сразу уточнить, умеет ли кандидат прошивать книги и как делает это? Если с ответом на данный вопрос возникнут сложности, имейте в виду: надёжным партнёром этот соискатель не станет, ведь навык прошивки не менее важен, чем умение правильно писать письма либо быстро набирать на компьютере тексты «слепым десятипальцевым методом». И радует то, что знание это легко можно получить, однажды разобравшись с этим вопросом.

В некоторых структурах, например силовых, внутренняя проверяющая служба всегда проводит ревизию с особым пристрастием, и в первую очередь смотрит на то, оформлены ли журналы надлежащим образом, проверяют даже шнуровку конспектов личного состава!

Все кассовые журналы должны прошиваться в первую очередь, всё, что касается финансов, всегда в фокусе контрольных служб. Следует прошить и книгу жалоб, и книги учёта приказов, и журналы для отметок о входящей/исходящей корреспонденции и прочего.

Некоторые журналы ведутся на предприятиях годами, в этих случаях бывает, что нить прошивки помогает книге просто не развалиться на составляющие части от старости.

Как прошить и пронумеровать журнал: пошаговая инструкция

На самом деле сложно прошивать только свой первый документ. Ведь ты не знаешь, с чего начать и как правильно прошить журнал, как к нему вообще подступиться. А вот работа с последующими документами будет обыкновенной рутинной манипуляцией и не больше.

Как прошить журнал? Образец можно посмотреть ниже на фото, наглядное пособие всегда работает лучше, чем написанные тысячи слов.

Нумерация

Если в журнале будет отсутствовать хотя бы один лист, то это сразу натолкнёт проверяющий орган на мысль о служебном подлоге на предприятии.

Если листы были вырваны, значит была сокрыта какая-то информация, и тут уж будут разбираться, кому это выгодно и почему.

Если проверяющий захочет непременно наказать фирму за что-то, то непрошнурованные документы станут прекрасной «зацепкой» в его деятельности.

Пронумеровать книгу можно вручную, при этом нумеруются именно листы, а не страницы. Обложка листом не является, арабские цифры обычно ставятся в правом нижнем углу. Если при нумерации вручную была допущена ошибка, то можно исправить цифру ручкой и поставить рядом подпись должностного лица, например секретаря, который является ответственным за прошивку журналов на предприятии.

Современный рынок перенасыщен товарами, можно без труда купить уже сразу красиво пронумерованный журнал. Это, без сомнений, удобно, потому что прописывать цифры от одного до ста – не самое увлекательное занятие.

Нить для прошивки

Обыкновенная нитка, наподобие той, какой мы пришиваем пуговицы и пользуемся привычно в быту, для работы не подойдет. Если взять тонкий образец, то со временем нить может порваться, и тогда прошивать журнал придется заново, а это далеко не минутное дело.

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

Чаще всего у делопроизводителя в арсенале имеется капроновая нить, которая настолько прочна, что голыми руками её порвать просто невозможно, она точно сохранит все листы вместе, даже если журнал нечаянно упадет.

Чем делать дырки?

В тонком журнале или тетради дырки можно проделать шилом, постепенно, шаг за шагом, страница за страницей проколоть все листы.

А вот если дело иметь придётся с многостраничным экземпляром, то в помощь обычно берут дрель. Особенно увлекательно наблюдать за тем, как ловко умеет управляться с инструментом хрупкая девушка-бухгалтер.

И всё-таки, прибегая к такой тяжелой артиллерии, лучше заручиться мужской поддержкой.

Для того чтобы ваш журнал выглядел опрятно, не прокалывайте обложку, даже если очень хочется. Дырки делать следует как можно ближе к корешку (переплету), тогда при открытии страниц ниток практически не будет видно, и они не займут полезную площадь граф.

Дырок обычно делается две, расстояние между ними составляет 6-10 сантиметров. Располагаются отверстия примерно посередине книги.

После того как дырки сделаны, нитка вставляется в большую иглу и протягивается сквозь отверстия. Оба хвостика нитки должны остаться сзади журнала (между последним листом и задней частью обложки).

Длина нити

Также необходимо сразу прикинуть, какой длины отрезать нить, оба ее «хвостика» должны будут остаться свободными примерно на 15 сантиметров, но лучше действовать с запасом, лишние миллиметры всегда можно обрезать. Концы нужны для того, чтобы сверху них можно было приклеить контрольный листок с количеством пронумерованных страниц.

Контрольный лист

Весь смысл прошивки журналов состоит в том, чтобы при помощи своеобразной самодельной «пломбы» навечно зафиксировать количество листов, которые должны присутствовать в данном документе при любых обстоятельствах.

Нам понадобится вырезанный кусочек листа, примерно 10*10 см, на нём необходимо написать вручную либо отпечатать на компьютере следующий текст: «В данном журнале пронумеровано и прошнуровано «….» страниц. Руководитель предприятия должен поставить на бумажном квадрате свою резолюцию, дополнительно ставится дата операции.

Нить связывается в узел, а концы остаются свободными, контрольный листок наклеивается при помощи ПВА, на сам узелок и часть нитей. После того как клей подсохнет, руководитель ставит на контрольный лист печать так, чтобы она вышла за его края и след присутствовал на самой обложке. Вот такая применяется элементарная схема для защиты от посягательства на целостность журналов.

Полезные советы

  1. Журналом может стать даже самая обыкновенная ученическая тетрадь.
  2. Перелопатив информацию о том, как прошивать журнал, не всегда можно натолкнуться на следующий полезный совет.

    Следите за натяжением, прошивка должна быть выполнена достаточно свободно, в противном случае шнурок/нить будут врезаться в отверстия и рвать страницы, либо книгу невозможно будет открыть полностью. Туго сшитый журнал не позволяет вести записи в центре разворота.

  3. А еще можно найти в интернете нужную форму установленного образца, распечатать, проколоть дыроколом, сшить, наклеить «контрольку».
  4. Желательно крепить контрольный листок клеем-карандашом: ПВА долго сохнет, а влага часто размывает подпись и печать, поставленную руководителем в спешке.

  5. Случаются ситуации, когда внести какие-нибудь изменения в журнал все же необходимо. Например, из-за досадной оплошности или безответственности должностного лица были внесены некорректные данные, либо вовсе регистрационная информация отсутствует, в этом случае порой приходится переписать журнал полностью.

Где купить журналы?

Кстати, сейчас в интернете есть масса порталов, которые за небольшие деньги и в быстрые сроки могут предложить приобрести любой образец. Плюс такой покупки состоит в том, что журналы уже придут вам с отверстиями для нитки либо даже уже прошитые полностью, и не нужно будет думать о том, как прошивать журнал самому.

Инженеров по защите жизни и здоровья работников обычно интересует, как прошить журнал по охране труда, но особой премудрости здесь нет – все эти документы шнуруются по одному принципу.

Кстати, журнал по охране труда – это один из тех, которые работодатель должен «холить и лелеять», ведь, случись что с сотрудником на производстве, первым делом контролирующие органы спросят про книгу, где эти самые сотрудники ознакомились под подпись с правилами техники безопасности.

А вот книга регистрации учёта трудовых книжек и вкладышей в них должна быть не просто прошита, а скреплена сургучной печатью либо опломбирована. Стандартная схема, как прошивать журнал для внесения сведений о трудовых книжках, здесь не подойдёт.

Источник: https://best-business-info.ru/info/kak-proshit-shkolnyj-zhurnal/

Как прошить журнал входящих документов

Как прошить толстый журнал

17.12.2019

Также необходимо сразу прикинуть, какой длины отрезать нить, оба ее «хвостика» должны будут остаться свободными примерно на 15 сантиметров, но лучше действовать с запасом, лишние миллиметры всегда можно обрезать. Концы нужны для того, чтобы сверху них можно было приклеить контрольный листок с количеством пронумерованных страниц.

Нить связывается в узел, а концы остаются свободными, контрольный листок наклеивается при помощи ПВА, на сам узелок и часть нитей. После того как клей подсохнет, руководитель ставит на контрольный лист печать так, чтобы она вышла за его края и след присутствовал на самой обложке. Вот такая применяется элементарная схема для защиты от посягательства на целостность журналов.

Количество листов в подшивке. К сожалению, чаще всего такой способ систематизации бумаг доступен только в типографиях. И те, и другие часто подлежат подшивке, но, прежде чем переходить к этому действию, давайте выясним, когда оно уместно.

Фамилия, должность и подпись составителя подшивки. Это значит, что все нумерованные листы остаются с прежними номерами, а на пропущенные листы ставится номер впереди идущего листа с добавлением литеры (буквы). Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Журнал регистрации входящих документов

Самый современный подход – это регистрация документов в системе электронного документооборота (СЭД), но для этого СЭД должна быть внедрена и использоваться в вашей организации.

В СЭД создается регистрационная карточка (РК) документа и в готовой форме необходимо только заполнить нужные поля.

Внешний вид этой карточки разнится в зависимости от применяемой системы электронного документооборота и предъявляемых требований организацией к ее форме.

  • в отдельные группы регистрации попадают исходящие, входящие и внутренние документы,
  • обычно отдельные виды документов не смешивают при регистрации – например, деловые письма, приказы (при этом по личному составу всегда отдельно от приказов по основной деятельности), акты, протоколы, договоры, служебные записки и др.,
  • регистрация проводится в одном месте,
  • допускается отдельные большие группы разбивать еще на несколько групп – например, можно выделить в отдельный поток регистрации входящие письма из филиалов или по какому-то определенному вопросу.

Как прошить журнал регистрации входящих документов

И те, и другие часто подлежат подшивке, но, прежде чем переходить к этому действию, давайте выясним, когда оно уместно. Дата составления подшивки. Есть ряд ведомственных инструкций, регламентирующих работу с документами в той либо иной отрасли.

Некоторые бумаги отправляются в архив, в то время как другие продолжают использоваться в работе. И те, и другие часто подлежат подшивке, но, прежде чем переходить к этому действию, давайте выясним, когда оно уместно.

Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки. Фамилия, должность и подпись составителя подшивки.

Это значит, что все нумерованные листы остаются с прежними номерами, а на пропущенные листы ставится номер впереди идущего листа с добавлением литеры (буквы). Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

  • прошивку производим строго вертикально и соблюдая симметрию
  • отверстия в документах должны располагаться вдоль левого поля
  • граница от края листа составляет 1,5-2 см
  • первый раз вводят иглу с тыльной стороны документа

Как прошить журнал

В делопроизводстве необходимо постоянно работать с кучей документации, являющейся доказательством хозяйственной деятельности предприятия. И любой делопроизводитель обязан знать, как правильно прошить журнал для учёта документооборота. И главное в ведении журналов — это непрерывное фиксирование документов, с обязательной регистрацией в журналах входящих и исходящих бумаг предприятия.

Рекомендуем прочесть:  Как расчитывается пенсия год 1964 рождения

Журнал прошивается по левому полю так, чтобы нитки не мешали работать с документом.

Для этого слева, симметрично по всей высоте листов, по вертикали, шилом пробивается 3 отверстия. Затем нитками или банковским шпагатом прошиваются все листы журналы, желательно 2 раза.

Кончики ниток, не менее 6-7 см, выпускаются на обороте журнала или на последнем листе, если обложка слишком толстая и не пробивается шилом.

Прошивка журналов

Как оформляют. Общепринятых требований, оформленных ГОСТом или иным подобным нормативным документом, не существует. Есть требования ЦБ РФ для оформления документов, представляемых банками, и иные требования ведомств и регуляторов рынка.

Везде указывается, что документы, содержащие более одного листа, должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены на оборотной стороне последнего листа печатью и заверительной надписью с указанием цифрами и прописью количества пронумерованных листов.

А также должны быть подписаны руководителем с указанием должности и даты заверения документа. Подпись должна быть скреплена печатью.

Оформление наклейки. Наклейка с заверительной надписью может иметь размеры примерно 4 на 5-6 сантиметров. Наклеивают лист так, чтобы он закрыл узел и часть длины нитей. Концы нитей обязательно должны быть свободны.

Заверительную надпись подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Чаще всего это заместитель руководителя организации, курирующий службу ДОУ, или руководитель службы ДОУ, бухгалтерские документы может заверить главный бухгалтер.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица.

Приложения для iPhone

Как прошить документы и правильно их заверить. Многие предприниматели и сотрудники предприятий сталкиваются с вопросом о том, как прошить документы для предоставления их в регистрирующую или же контролирующую организацию. Сюда входят:

Пример Как прошивать документы» показан на заявлении по форме p21001 на регистрацию ИП, в котором сшивать нужно 3 страницы: 001, 002 и лист А. Лист Б в налоговой сдаётся отдельно, он должен быть в 2-х экземплярах. Книга учёта денежных средств

Прошивать надо так, чтобы через все страницы прошли нити, далее все страницы нумеруются (обычно снизу, скраю)и с внутренней стороны журнала на последней странице — завязывается узелок, наклеивается бумажечка .

ставится печать Надпись-заверитель выглядит следующим образом:
Мне приходилось видеть, как в прошитом журнале ставилась печать полностью на приклеенную бумагу. Т.е. оставляя возможность бумажку сорвать, журнал расшить, страницы заменить.

Затем журнал можно по-новой прошить, приклеить новую бумажку (побольше, чтобы скрыть следы преступления) и поставить новую печать (опять же — посреди «бумажки»).

Если в должностной инструкции делопроизводителя напечатано: принимает и регистрирует корреспонденцию; оформляет регистрационные журналы или создает банк данных; ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

В организации ведут журнал регистрации исходящих документов, журнал регистрации входящих документов, журналы скреплены скобами, они не прошиты, не пронумерованы и не скреплены подписью и печатью директора организации, покупаем эти журналы в магазине канцтоваров.

Входящие и исходящие документы регистрируются и записываются в журналах регистрации.

Обязан ли сотрудник, который ответственный за ведение журналов регистрации исходящих документов и регистрации входящих документов прошивать, пронумеровать, скреплять подписью и печатью директора организации? Нужно ли в журналах регистрации исходящих документов и регистрации входящих документов нумеровать страницы (писать ручкой номер страницы)? Обязан ли работник, совмещающий должность делопроизводителя вести журнал регистрации исходящих документов, журнал регистрации входящих документов, если в должностной инструкции делопроизводителя напечатано: принимает и регистрирует корреспонденцию; оформляет регистрационные журналы или создает банк данных; ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива?

Пронумерованные листы прошиваются прочной ниткой в два, три прокола.

Слева на полях (на половину свободного поля, с тем чтобы сохранить читаемость текстов документа при перелистывании дела) многостраничного документа иголкой либо шилом делают отверстия, либо все страницы пробиваются дыроколом на одном уровне Прошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой. Прошиваются документы, как правило, два раза — для надежности.

Концы нитки завязывают узлом и выводят на оборотную сторону последнего пронумерованного листа. Оставлять необходимо около 5 — 6 см свободного конца.

Рекомендуем прочесть:  Вредные условия труда электромонтера

Подобная процедура проводится для сохранности бумаг, которые могут пригодиться в дальнейшем.

Это личные дела сотрудников, документы, отражающие ход финансовых сделок и прочее.

Прошивка и опечатывание документов гарантирует их сохранность, так как иногда происходят попытки внесения несанкционированных исправлений и прочего вмешательства в отчетность.

Нужно прошивать журнала исходящей корреспонденции в 2020

Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р.

При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например: № 26-р – в распоряжениях; № 26-лс – в приказах по личному составу; № 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний.

Регистрация входящего документа при помощи 1С описана данным видеороликом: Они не имеют официально утвержденной формы. Каждый руководитель, исходя из своих потребностей, самостоятельно решает в каком виде удобнее вести учет информации. Можно купить в типографии или любом специализированном магазине стандартный журнал и в нем расчертить графы так как нужно именно вашему предприятию.

В организации ведут журнал регистрации исходящих документов, журнал регистрации входящих документов, журналы скреплены скобами, они не прошиты, не пронумерованы и не скреплены подписью и печатью директора организации, покупаем эти журналы в магазине

Если в должностной инструкции делопроизводителя напечатано: принимает и регистрирует корреспонденцию; оформляет регистрационные журналы или создает банк данных; ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

При этом, регистрировать нужно не все документы, а только те, которые требуют учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, бухгалтерские, финансовые и т. п.). Как правило, не регистрируют:

Как правильно прошить журнал

Строгого регламента по прошивке документов нет, однако действуют рекомендации, которые были официально утверждены Росархивом. Кроме этого, на территории России действует инструкция по документированию от Центрального банка РФ, а также ГОСТ по делопроизводству и архивному делу.

Прошивка журналов, официальных документов и любых деловых бумаг – это ответственное дело, которое не терпит дилетантства и требует особенной аккуратности.

Совершить ошибку здесь недопустимо, поскольку она может повлечь за собой серьезные проблемы: повышается риск расформирования документа и подмены страниц.

Поэтому очень важно знать, как правильно прошить журнал или любой другой документ, чтобы ни у проверяющих органов, ни у партнеров не возникло никаких вопросов.

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

При нумерации опись не учитывается. Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно. Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности.

Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.

Как прошить журналы для кадрового учета

Если книга не имеет заводской нумерации, ее необходимо пронумеровать вручную. Обратите внимание, что нумеруются листы, а не страницы, за исключением обложки, разумеется.

Используются арабские цифры, они проставляются в правом нижнем углу. Если при ручной нумерации была допущена ошибка, ее можно исправить, зачеркнув неверную цифру и проставив рядом новую.

Исправления в обязательном порядке заверяются подписью ответственного лица.

Документационное обеспечение работы с персоналом

  • Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
  • За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
  • Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов
  • Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Как правильно прошить журнал образец

Когда журнал подходит к концу нужно купить новый, прошить и пронумеровать его, а потом сходить в налоговую инспекцию и заверить его. Заверением журналов КМ 4 занимаются отделы оперативного контроля в соответствующей Межрайонной налоговой инспекции где был Образцы журналов кассира-операциониста:

И любой делопроизводитель обязан знать, как правильно прошить журнал для учёта документооборота. И главное в ведении журналов — это непрерывное фиксирование документов, с обязательной регистрацией в журналах входящих и исходящих бумаг предприятия.

Как прошить журнал входящих документов Ссылка на основную публикацию

Источник: https://russianjurist.ru/nasledstvo/kak-proshit-zhurnal-vhodyashhih-dokumentov

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.