Как прошить документ в 2 дырки схема

Содержание

Как прошить документы в 2 дырки схема

Как прошить документ в 2 дырки схема

Прошивание бухгалтерской документации схоже с прошиванием обычных документов. Но есть одно отличие. Для прошивания бухгалтерских документов делают 5 отверстий поскольку дела получаются в итоге большей толщины. Сшивать документы может только уполномоченный сотрудник. Часто ответственным является бухгалтер, который и занимается ведением дел.

  • авансовые отчеты,
  • оборотные ведомости по материальным средствам,
  • накладные,
  • счета-фактуры,
  • акты выполненных работ,
  • путевые листы,
  • кассовую книгу,
  • ведомости на получение заработной платы сотрудниками учреждения в том случае если зарплата выдается работникам на руки.

Как правильно сшить документы

Достав документы из пресса, остается только открыть обложку и наметить линии ее загиба с тыльной стороны, которая, отворачиваясь назад, частично закроет хвостики нитей.

Чтобы этот загиб лучше держался, его не только промазывают клеем ПВА, но и проклеивают посредине скотчем, помимо которого на нитях также будет размещаться прямоугольный листочек с информацией о нумерации и прошивке. На боковой части такой книги можно наклеить листочек с названием: например, «Книга продаж за 2016 год».

Так, рекомендации по сшиву различных документов указаны в «Делопроизводстве и архивном деле», утвержденном Приказом Росархива от 23.12.

2009 № 76, а также в приказе Министерства культуры РФ № 536 от 2005 года, утверждающем типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкции Центрального банка России, Методических разъяснениях по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденных Приказом Министерства по налогам и сборам от 2003 года и ГОСТом Р 51141. Кроме того, требования к прошиванию бумаг разрабатывались и отраслевыми ведомствами (например, Министерством по налогам и сборам).

Как нужно правильно прошить документы нитками в 2019 году

  1. Удалить из документов скобки и скрепки.
  2. Уложить ровно листы и проверить нумерацию.
  3. Используя шило или дырокол и отступив от края сделать два отверстия.
  4. Пропустить нить через оба прокола и связать концы ее с тыльной стороны.
  5. Связать кончики нитей.

  6. На часть узла наклеить прямоугольник из плотной белой бумаги либо из папирусной бумаги (при хранении более 10 лет).

Комплектация рассортировать документы в пачки не более 250 листов с толщиной не более 4 см в начало каждой пачки положить лист для внутренней описи добавить к каждому блоку по чистому листу для сопроводительной надписи Нумерация специальным нумератором или черным карандашом проставить номера страниц в правом верхнем углу лицевой стороны подшитый за середину лист нумеровать за два листа иллюстрации пронумеровать на оборотной стороне листа Подготовка составить опись готовую опись вклеить на обложку или подшить с остальными документами подготовить материалы для скрепления (капроновые или суровые нитки, канцелярский клей, шило, картон) Обложка для документов длительного хранения выбирается твердый картон (формат зависит от формы подшиваемых бумаг) указать на обложке сведения об организации, виде документов, сроках хранения, количестве листов и дате подшивки Пробивка отверстий отверстия делаются шилом или обычным дыроколом место для отверстий – на полях слева с отступом от края в 1,5-2 см, с расстоянием меж соседними проколами около 3 см, и строго по вертикали Прошивка документы длительного хранения прошиваются насквозь вместе с обложкой обычные бумаги подшиваются с листа, следующего за переплетом

прошиваются листы дважды

Обратите внимание =>  Пенсионный фонд рф личный кабинет физического лица

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу. Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

  1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.
  1. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку
  1. В крайний прокол с тыльной стороны
  1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге
  1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов
  1. Остается завязать нитку узлом
  1. Обрезать лишнюю длину концов нитки

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

  • ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  • Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

Как правильно прошивать и заверять документы

Часть подписи должна быть расположена на самом документе, а часть на наклеенной бумаге. То же требование относится и к печати. Частично печать должна располагаться на документе, а частично на наклейке. Обязательно ставится дата заверения или подписания документа.

Если вместо шила использовать дырокол, то прокола для сшива получается два. В этом случае начиная сшив документа необходимо оставить сантиметров 7 нити, не протягивая иголку с ниткой до конца, так, чтобы с того прокола, с которого мы начинаем сшивать, свисал кончик нитки.

Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец

Затем все листы хорошенько выравниваем, закрепляем в струбцине, после чего приступаем к сверлению 5 отверстий в левой стороне блока. Два из них сверлим по краям с отступом в 2 см, третье в центре. 4 и 5 располагаем в промежутках между центром и крайними проколами.

  1. Вначале иголкой с ниткой делаем прокол в центре листа с тыльной стороны.
  2. При втором проколе иголку с ниткой выводим на тыльную сторону, причем отверстие делаем на 3 см выше первого.
  3. Последний прокол делаем ниже первого, выводя нитку на титульный лист.
  4. Далее пропускаем иголку с ниткой в среднее отверстие на тыльную сторону.
  5. Теперь аккуратно стягиваем прошитые листы, обрезаем нитку и завязываем ее концы на узелок.
  6. Концы нитки и узел закрываем наклейкой, предназначенной для заверения.
  • Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть. Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.
  • В документах письма хранятся в конвертах.

При сшивке стандартных документов применяется типовой скоросшиватель формата А4. Подлежат нумерации в документации и конверты. В таком случае сначала номер проставляется на конверт, а уже потом нумеруются хранившиеся в нем фотографии и бумаги.

Если в процессе нумерации была сделана ошибка, то неправильное значение перечеркивается одной чертой и далее нумерация дальше продолжается. Лист с наличием зачеркнутой ошибки заверяется посредством надписи «Исправленному верить», подписи ответственного лица и печати.

Какие именно нужно Прошивке подлежат самые разные виды документов – бухгалтерские, налоговые, уставные, отчетные и т.д. Общий порядок прошивки стандартен, несмотря на то, что применяться могут разные методы сшивания. Но для отдельных видов документации существуют некоторые особенности.

Бухгалтерские документы прошиваются как и обычные документы.

  1. Пропустить иголку с нитью в центральное отверстие, оставив хвост длиной 10 см.
  2. Протянуть иглу во второе отверстие сверху и вывести с обратной стороны.
  3. Согласно типу «змейки» иглу вывести через верхнее отверстие, чтобы она оказалась с лицевой стороны, провести вниз в верхнее второе отверстие.
  4. Затем нужно, придерживая нить возле центрального отверстия, просунуть иглу со стороны тыла и вывести на лицевую, чтобы просунуть во второе отверстие снизу.
  5. Снова по типу «змейки» просунуть иглу в крайнее снизу отверстие с обратной стороны, и снова отправить в «тыл» через второе отверстие снизу.
  6. Получившиеся два хвостика нитки связать узлом.

Обратите внимание =>  Выписки из похозяйственной книги на земельный участок

Данный этап является последним перед тем, как проверить документ, а также для сдачи на хранение. Если процедура выполняется неправильно, у специалиста могут появиться неприятные проблемы. Важно понимать, что процесс заверения сотрудник должен знать отлично. Поэтому, на предприятии должен быть уполномоченный сотрудник для этого.

Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу

Приклеивать эту бумагу нужно на канцелярский клей (жидкое стекло). Затем ставится печать и ставится подпись (руководителем организации или уполномоченным лицом), при этом края подписи и печати должны выходить за границы бумаги-наклейки. После этого клеем замазывается сверху оттиск печати и узел ниток.

Последнее нужно не всегда, например, выписку из реестра в налоговой подошьют, но заливать печать и подпись клеем не будут.


Слева на полях (на половину свободного поля, с тем чтобы сохранить читаемость текстов документа при перелистывании дела) многостраничного документа иголкой либо шилом делают три отверстия, либо все страницы пробиваются дыроколом на одном уровне:

Как сшивать в 2 дырки

  • 1 Регулирование прошивки документов в делопроизводстве
    • 1.1 Документы, подлежащие прошивке
    • 1.2 Нормативные акты, регулирующие прошивание документов
  • 2 Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием
    • 2.1 В две дырки
    • 2.2 В три дырки
    • 2.3 В четыре дырки
    • 2.4 В пять дырок
  • 3 Особенности прошивки документов: дельные советы
  • 4 Как заверить прошитые документы
    • 4.1 Кто может заверить прошитые документы
    • 4.2 Требования к оформлению прошитых документов для заверения

Данный способ прошивания является самым простым. Его могут применять обычно к тем документам, не представляющим особой важности для руководства и предприятия в целом.

Но даже в такой ситуации у некоторых сотрудников кадровой системы могут появиться вопросы на тему его сшивания. Стоит придерживаться такой схемы:

Как правильно прошивать документы ниткой: образец с пошаговыми фото

Правила нумерации страниц в документах одинаковы для всех видов документов. Когда номера будут находиться на своем месте, необходимо составить заверительную надпись.

В ней должна присутствовать информация о количестве листов в деле, в каком они состоянии и когда была начата нумерация.
Решая проблему, как сшить документы на 3 дырки, представленная схема поможет быстро выполнить процесс. В завершение процесса требуется поставить печать.

Если владелец бизнеса не может совершить процедуру самостоятельно, подшивка документов в бухгалтерии может быть выполнена.

21 Дек 2018      marketur         209      

Источник: https://urist-market.ru/po-ugolovnym-delam/kak-proshit-dokumenty-v-2-dyrki-shema

Как прошить документ в 2 дырки схема

Как прошить документ в 2 дырки схема

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

p, blockquote 2,0,0,0,0 —>

Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

Какие документы необходимо сшивать?

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

p, blockquote 4,0,0,0,0 —>

Подлежат прошивке следующие виды документации:

  • приказы (как общие, так и личные);
  • штатное расписание;
  • отчеты (например, авансовый отчет);
  • счет-фактуры;
  • акты выполненных работ;
  • кассовая книга;
  • ведомости.

p, blockquote 5,0,0,0,0 —>

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

adsp-pro-1 —> p, blockquote 6,0,0,0,0 —>

— как сшивать дела перед сдачей в архив:

p, blockquote 7,0,0,0,0 —>

Нормативные акты

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

p, blockquote 9,0,0,0,0 —>

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

p, blockquote 10,0,0,0,0 —>

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

  • ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  • Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

p, blockquote 11,0,0,0,0 —>

— как правильно подшивать дела:

p, blockquote 12,0,0,0,0 —>

p, blockquote 13,0,0,0,0 —>

Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

Требования для государственных учреждений

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

  • документы необходимо скрепить в 3 дырки;
  • расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
  • сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
  • на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.

p, blockquote 15,0,0,0,0 —>

p, blockquote 16,0,0,0,0 —>

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

p, blockquote 17,0,0,0,0 —>

Как правильно прошивать документы

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

adsp-pro-6 —> p, blockquote 19,0,0,0,0 —>

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

В 2 прокола

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

p, blockquote 21,0,0,0,0 —>

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

p, blockquote 22,0,0,0,0 —>

, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки:

p, blockquote 23,0,0,0,0 —>

p, blockquote 24,0,0,0,0 —>

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

p, blockquote 25,0,0,0,0 —>

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

На 3 дырки

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

p, blockquote 27,0,0,0,0 —>

  1. Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа

p, blockquote 28,0,0,0,0 —>

  1. Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа

p, blockquote 29,0,0,0,0 —>

  1. Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки

p, blockquote 30,0,0,0,0 —>

  1. На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны

p, blockquote 31,0,0,0,0 —>

  1. После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

p, blockquote 32,0,0,0,0 —>

p, blockquote 33,0,0,0,0 —>

наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:

p, blockquote 34,0,0,0,0 —>

На 4 дырки

Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

p, blockquote 36,0,0,0,0 —>

p, blockquote 37,1,0,0,0 —>

Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:

p, blockquote 38,0,0,0,0 —>

p, blockquote 39,0,0,0,0 —>

Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

p, blockquote 40,0,0,0,0 —>

  1. Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.

p, blockquote 41,0,0,0,0 —>

  1. Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.

p, blockquote 42,0,0,0,0 —>

  1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.

p, blockquote 43,0,0,0,0 —>

  1. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку

p, blockquote 44,0,0,0,0 —>

  1. В крайний прокол с тыльной стороны

p, blockquote 45,0,0,0,0 —>

  1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге

p, blockquote 46,0,0,0,0 —>

p, blockquote 47,0,0,0,0 —>

  1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов

p, blockquote 48,0,0,0,0 —>

  1. Остается завязать нитку узлом

p, blockquote 49,0,0,0,0 —>

  1. Обрезать лишнюю длину концов нитки

p, blockquote 50,0,0,0,0 —>

p, blockquote 51,0,0,0,0 —>

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

Источник: https://vivoz26.ru/kak-proshit-dokument-v-2-dyrki-shema/

Как правильно прошить документы нитками в 1, 2, 3, 4 дырки: схема, фото

Как прошить документ в 2 дырки схема

Чтобы документация сохранила свою целостность и комплектность, ее необходимо сшивать. Сделать это необходимо в строгой последовательности, пронумеровав листы и скрепив их нитью или выполнив шнуровку.

Ряд документов сшивают, согласно внутренним правилам учреждения. Для отдельных документов обязательность шнуровки установлена законодательно. Рассмотрим детальнее правила делопроизводства и техники прошивки документации, согласно стандартным требованиям.

Какая документация подлежит сшиванию

Современная практика делопроизводства предусматривает прошивку документации в нескольких случаях:

  • передача на архивное хранение;
  • предоставление в банковские и финансовые структуры;
  • сдача отчетов в налоговую службу и фондовые организации.

Для прошивки используют нити, шнуры, ленты и специальные станочные приспособления.

Прошивать следует такие типы документов:

  • бланки отчетности;
  • счета-фактуры;
  • кассовые книги;
  • приказы (все виды приказной документации);
  • акты о выполнении работ;
  • ведомости (в том числе и финансовые);
  • листы штатного расписания.

Кроме того, необходимо сшивать документы, предоставляемые для участия в тендерных торгах и некоторых других мероприятиях.

Законодательные нормы

Несмотря на то, что перечень нормативов и актов, регламентирующих порядок ведения документов и обязательность их прошивки, достаточно обширен, немалая их часть осталась неизменной уже многие годы.

Основным документом, на который ориентируется современное делопроизводство, считается Приказ МНС РФ от 18 апреля 2003 года, регламентирующий ведение отдельных категорий документации, включая порядок их заполнения и сшивания листов.

Также в базовый список входят следующие законодательные нормы:

  • Государственный стандарт ГОСТ Р51141-98, включающий основные понятия и терминологию;
  • Приказ ФНС №ММВ-7-6/25, отменяющий обязательность прошивки для пакета документов, подаваемых для регистрации физического лица предпринимателя или юрлица в налоговых службах.

Следует отметить, что, несмотря на отмену, налоговые структуры предпочитают иметь дело с аккуратно сшитыми бумагами.

Для некоторых отраслей делопроизводства порядок ведения и прошивки документов детализирован в соответствующих нормативных актах. Например, банковская документация оформляется в соответствии с Инструкцией Центробанка России.

Стандарты для госучреждений

Стандарты, которые предъявляют к документам, подаваемым в государственные инстанции, не совпадают со стандартами, предъявляемыми к архивному хранению или внутренней документации.

Правила подачи документов в судебные либо налоговые органы предусматривают:

  • прошивка методом в 3 отверстия;
  • дистанция прокола отверстий не более 30 мм;
  • прошивка выполнена нитью или тонким шнуром;
  • нить опечатывается на последней странице подшивки бумажным листком 30х50 мм, заверенным подписью и печатью.

Важно

При сдаче отчетной документации бухгалтерии узел прошивки необходимо заклеивать папиросной бумагой. Это требование является обязательным.

Как прошивать документы нитками — техника прошивки

Прошивку можно выполнять с помощью нитей, шнуров или лент. Необходимо тщательно и аккуратно выполнять каждый шаг, контролируя качество. Нельзя допустить возможного разъединения шва, ведь сама технология сшивания задумана для недопущения изъятия, замены или подлога, одного или нескольких листов.

Если сшивают документы для подачи в государственные инстанции, то неверно или недостаточно качественно выполненная процедура может стать причиной отказа в приеме данной документации. В первую очередь это касается судебных, налоговых и фондовых структур.

На 2 отверстия

Эта техника отличается простотой исполнения. Отверстия можно сделать с помощью обычной иглы или канцелярского дырокола. Если прошивать с помощью шнура или ленты, то желательно использовать для удобства дырокол.

Отверстия располагают на левом поле (как блокнот с пружиной), на расстоянии 10-20 мм от края. После прокола нить или шнур несколько раз пропускают сквозь него, после чего формируют узел на последней странице подшивки.

Верхние правые углы листов служат для нумерации подшитых страниц.

После прошивки и нумерации документов концы узла приклеивают к листу бумажными фрагментами 30х50 мм, оставляя свободный край нити. На наклейке указывается: «Прошито и пронумеровано». Рядом с этой надписью указывается номер последней страницы (то есть их общее количество).

Обратите внимание

В зависимости от требований учреждения, в которое предоставляются документы, на наклеенном бумажном фрагменте также указывают дату, печать и подпись лица, заверяющего документацию.

На 3 отверстия

Процедура сшивания на 3 отверстия несколько сложнее. Но именно этот вид прошивки часто требуют банковские учреждения. Для выполнения процедуры лучше использовать дырокол — прошивать с помощью нити и иглы будет не очень удобно.

Схематически прошивка на 3 отверстия выглядит так:

  1. Нить или шнур пропускают сквозь листы с обратной стороны, отступив сверху и снизу одинаковое расстояние. Отступ от левого края такой же, как и в вышеописанном варианте — 10-20 мм.
  2. Выведенный на лицевую сторону шнур (нить) пропускают в обратном направлении через отверстие снизу от первого.
  3. По тыльной стороне нить или шнур протягивают к третьему отверстию, расположенному сверху от первого и выводят снова на лицевую сторону.
  4. После этого шнур или нить запускают в первое отверстие, выводя конец вновь на тыльную сторону.
  5. Оба свободных конца затягивают, добиваясь плотной шнуровки, и завязывают узлом.

На 4 отверстия

Данная методика применяется только для сшивания документации отдельных категорий. Например, так могут сшивать кассовые отчеты. Для аккуратного выполнения, а также, если подшивка достаточно толстая, рекомендуется предварительно проколоть отверстия с помощью дырокола или станочного офисного оборудования. Техника прошивки выглядит следующим образом:

  1. Нить или шнур заводят с обратной стороны во второе снизу отверстие.
  2. Через титульную сторону шнур пропускают в нижний прокол, переводя его вновь на изнаночную сторону.
  3. Далее шнур снова заводят во второе снизу отверстие, вновь выводя на переднюю сторону.
  4. С титульной стороны шнур продевают в вышерасположенное отверстие.
  5. По изнаночной стороне конец шнура вводят в верхнее отверстие и выводят на переднюю.
  6. По лицевой стороне шнур заводят в предыдущее отверстие и выводят на оборотную сторону.
  7. Оба свободных конца шнура натягивают, уплотняя шнуровку.
  8. Формируют узел.
  9. Срезают излишки длины шнура.

После проверки правильности прошивки производят нумерацию и запечатывают узел бумажной печатью стандартного размера. На наклейке пишут: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью». После этого указывают номер последней страницы, подписывают и ставят печать с реквизитами лица, заверяющего прошивку.

На уголок

Угловая прошивка документации применяется не для всех категорий бумаг. Технически такой метод выполняется достаточно просто: с помощью 1 или 2 проколов, расположенных в верхнем левом углу, стопка документов прошивается шнуром или нитью, пропустив через отверстия по аналогии с прошивкой на 2 отверстия.

Узел, как и в предыдущих вариантах, заклеивается с соответствующими надписями и нумерацией.

Нумерация листов

Как правило, с нумерацией страниц подшитых документов вопросов не возникает. Но все-таки необходимо учесть некоторые детали:

  • общепринято нумеровать страницы по возрастанию стандартными арабскими цифрами;
  • нумерацию размещают в правом верхнем углу, без соприкосновения с текстом документа;
  • приложения и дополнения к документальной подшивке нумеруются сквозным методом;
  • если документы сопровождаются письмами в конвертах, то вначале нумеруют конверт, а потом само письмо;
  • если нумерацию ставят на многотомном деле, то для каждого тома применяют отдельную нумерацию;
  • независимо от стандарта документации, нумерацию следует размещать в правом верхнем углу;
  • если один из листов превышает по размеру общий формат подшивки, его следует аккуратно согнуть, и подшить, как и остальные;
  • если на одном из листов расположены отсканированные изображения нескольких документов малого формата, то лист следует сопроводить описью, который подшивают и нумеруют с остальными.

Заверение прошитого документа

По завершении процесса, когда пакет документации прошит и пронумерован, его в обязательном порядке заверяют подписью и печатью. Для этого на узел, расположенный с обратной стороны (на последней странице), наклеивают бумажный фрагмент. Клеить следует так, чтобы концы завязанного узла остались свободными.

На этом фрагменте необходимо указать такие сведения и реквизитные данные:

  • число листов (страниц);
  • наличие поврежденных документов и приложений (если такие есть);
  • ФИО и должность лица, которое заверяет подшивку;
  • подпись и печать.

Оттиск печати должен располагаться так, чтобы его части отпечатывались и на самом документе (последнем листе подшивки), и на бумажном фрагменте с подписью

Внесение исправлений

Если документы сотрудником сшиваются впервые, не исключены ошибки в процессе. Практически все они поддаются исправлению. Чаще всего возникают такие оплошности:

  • Забыты некоторые документы. Иногда, когда вся подшивка уже скреплена, обнаруживается пропущенная часть листов. Возможны два варианта исправления. Из оставшихся документов формируют новый том и отдельно сшивают его, либо прошивку выполняют заново. Просто взять и добавить в прошитую папку недостающие листы не получится.
  • Погрешности нумерации. Точно так же существует 2 варианта решения проблемы. Если один и тот же номер проставлен дважды, то к дублю приписывается буквенная приставка, например, 24, 25, 25а, 26 и т. д. Если наоборот, пропущен один из номеров, то ошибочно проставленные номера можно зачеркнуть и переписать. Если неверно указано общее число листов (страниц) на наклейке, его следует исправить.

Основной целью прошивки является обеспечение документальной безопасности — то есть исключение возможности замены, подлога или добавления документов в папку.

В зависимости от требований делопроизводства, прошивать документацию можно различными методами — в 2, 3, 4 отверстия или угловым способом. Прошитые документы нумеруют и опечатывают узел прошивки с помощью бумаги и клея. Наклейка заверяется подписью и печатью, а также снабжается указанием общего числа листов (страниц) в подшивке, датой и другими сведениями по необходимости.

Источник: https://finach.ru/kak-proshit-dokumenty-nitju-s-2-3-4-prokolami-i-na-ugolok/

Как сшивать документы нитками 2 дырки – Налоги-инфо

Как прошить документ в 2 дырки схема

1210
Александра Попова Время чтения: 4 мин.

Непреднамеренное расформирование бумаг, подлог, отказ в проверке или хранении, возвращение обращения нерассмотренным – вот только некоторые последствия неправильно систематизированной внутренней документации. Чтобы избежать штрафов и иных нежелательных эксцессов, следует ответственно подойти к организации прошивки.

Не существует ГОСТ, содержащего подробное описание процедуры. В ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» вопрос прошивки не рассмотрен, хотя некоторые источники ошибочно ссылаются на него.

На самом деле руководствоваться нужно исключительно внутренним уставом предприятия, типовой инструкцией по делопроизводству от 2005 года и приказом №76 Росархива (от декабря 2009 года).

Интересующая информация представлена в пункте 3.5.3 и Приложении №24.

Что необходимо для того, чтобы прошнуровать листы?

Для проведения процедуры предварительно необходимо ознакомиться с сопутствующей документацией, а уже после приступать к выбору инструментов.

Причём их тип нередко зависит от толщины и важности конкретного документа. Так, при обращении с совсем тонкими бумагами проще использовать иглу, со средними – дырокол.

Скрепление объёмных плотных папок проходит при участии шуруповёрта и в меру толстой верёвки.

Обычно прошивку осуществляют при помощи следующих предметов и приспособлений:

  • дырокол;
  • ножницы;
  • файл сшивки;
  • нитки или тесьма;
  • игла;
  • шило;
  • клей.

Для создания отверстий в особо толстых томах иногда используют дрель. Однако её применение требует осторожности, навыков и правильно подобранного диаметра сверла. В отношении же клея правила предельно просты.

Под запрет попадает резиновый, так как может пропечататься на другие листы. Хорошие варианты: обычный типографский ПВА, казеиновый и силикатный.

У каждого есть свои сильные и слабые стороны, но в целом они все примерно равны друг другу.

Важно! Силикатный клей оставляет после себя жёлтую корку, а карандаш не обеспечивает необходимый для защиты уровень фиксации.

К ниткам тоже предъявляются особые требования. Они должны быть в меру толстыми, очень прочными и несыпучими. Этими критериям отвечает лавсановая лента. В случае её отсутствия следует воспользоваться суровой нитью. Хлопчатобумажная тоже подходит, но только при условии, что будет многократно сложена (для утолщения и повышения стойкости к разрыву).

Важно! Ручной способ с применением нити – не единственно возможное решение. Для сшивания придуманы специальные станки и машины. Некоторые из них скрепляют отдельные листы при помощи пружины, пластиковой или металлической (первый вариант легко расшить обратно). Другие обеспечивают клеевое бесшовное скрепление.

Пошаговые инструкции как прошить документы нитками

Ключевое отличие методов друг от друга – количество отверстий и расстояние между ними. По этому критерию выделяют способы, рассчитанные на 2,3,4 и 5 дырочек. Дополнительного иногда применяется угловой вариант прошивки. Однако он подходит ограниченному числу бумаг (не для дел и отчётов).

В две дырки

Наиболее простой вариант. Подходит для обращения с внутренними бумагами, которые в дальнейшем не будут переданы на рассмотрение сторонним органам.

Алгоритм действий:

  • распечатать документ, упорядочить листы;
  • пробить дыроколом дыры;
  • продеть нить;
  • сделать узел на нитке (должен находиться не на лицевой стороне);
  • из файла сшивки вырезать лист;
  • приклеить его поверх узла таким образом, чтобы кончики верёвки не были полностью закрыты (они должны оканчиваться ниже);
  • заполнить лист прошивки.

На листе прошивки уже отпечатаны пункты к заполнению. Остаётся только сделать надписи соответствующего характера. Рекомендованный цвет пасты: синий или чёрный. Обычно этот вопрос регулируется нормативами, составленными на самом предприятии. Если подобного документа нет, работу проводят синей ручкой.

Если листа прошивки нет, то из белой бумаги вырезают клочок размером 3х5 см. Далее его приклеивают и ставят надпись «прошито и пронумеровано». Кроме того, указывается количество страниц, а также реквизиты и подпись ответственного лица, дату. Сверху идёт печать.

Важно! Вместо печати может быть использован сургучный оттиск, но он считается устаревшей и менее надёжной формой пломбировки.

В три прокола

Для начала стоит наметить, где именно будут находиться отверстия. В идеале они должны быть центрированы, если только не требуется иного расположения. Также им надлежит находиться на равном друг от друга расстоянии. Располагают их обязательно по левому краю документа.

Пошаговое представление процесса:

  • сделать иглой прокол ровно посередине левого края листа (иголка входит с обратной стороны, а выходит с лицевой);
  • выполнить второй прокол (игла входит с лицевой стороны документа, а выводится с обратной);
  • сделать третий прокол (игла входит с обратной стороны, а выходит с лицевой);
  • заново вдеть иглу в отверстие №1;
  • завязать узел (оставить от нитки не менее 7 см);
  • приклеить лист прошивки;
  • заверить.

В четыре

Последовательность шагов:

  • проделывание дырочек;
  • вдевание иглы с обратной стороны (должна войти во 2 дырку, если считать справа налево);
  • вдевание иголки с ниточкой в 1 дырку справа;
  • далее нить снова отправляют во 2 отверстие справа;
  • после иглу отправляют в 3 дырку справа;
  • затем переходят на крайних левый прокол;
  • возвращаются к 3 отверстию;
  • выводят на обратную сторону и делают узел.

При формировании узла нужно следить за тем, чтобы ниточка не провисала ни на каких участках. Ей надлежит плотно и аккуратно фиксировать страницы.

В пять

К этой методике прибегают крайне редко. Обычно надзорных и контролирующих органов устраивает вариант с 3–4 дырками. Увеличение до 5 говорит о том, что рассматриваемые бумаги относятся к документам строжайшей отчётности и первостепенной важности. Например, так обращаются с некоторыми отчётами для налоговой.

Важно! При наличии 5 дырок приклеенный прямоугольник должен быть вырезан из папиросной бумаги, а отверстия – располагаться на расстоянии 5 см друг от друга.

Последовательность вдевания иглы в зависимости от номера отверстия (можно считать с любого края):

  • 3–4;
  • 4–5;
  • 5-4;
  • 4-3;
  • 3-2;
  • 2-1;
  • 1–2;
  • 2–3.

На этом этапе нить нужно зафиксировать узлом.

На уголок

Устав и некоторые бумаги торговой отрасли можно сшить угловым методом. При таком способе делается дыроколом единичное отверстие в левом верхнем углу. В него вдевается ленточка (40 см), сложенная вдвое. Вставляют её таким образом, чтобы загнутая серединная часть оказалась с обратной стороны, а кончики – с лицевой.

Далее в петельку продеваются хвостики. Тем самым получается узел. Его нужно передвинуть на нелицевую сторону документа и зафиксировать при помощи прямоугольного кусочка бумаги. На листочке пишут:

  • прошито, пронумеровано;
  • количество листов (буквами и цифрами, последние должны идти в скобках);
  • инициалы работника вместе с подписью (сначала идёт последняя, её расшифровку указывают после).

Нельзя прошивать при помощи степлера, клея, скрепок. Они не обеспечивают надлежащий уровень защиты: при таких способах крепления можно незаметно удалить скрепляющий элемент, достать листы, заменить их или подложить новые.

Если аудитор, налоговая служба или иной контролирующий орган увидят документ, прошитый подобный образом, у организации могут быть различного рода проблемы, начиная с отказа в приёме отчётности и заканчивая вынесением ультиматума по немедленному исправлению всех имеющихся в архивах важных бумаг.

Важно! Если сомневаетесь в собственных навыках или столкнулись с необходимостью перепрошивки большого объёма документов, имеет смысл обратиться за помощью к профессионалам.

Услуги подобного рода предоставляются архивами и типографиями. При этом немедленного исполнения заказа ждать не приходится из-за загруженности организаций.

Особенно много у них работы в период сдачи отчётности и дипломов.

Количество дырок на самом деле играет не последнюю роль. При определении требуемого числа следует отталкиваться от важности договора. Самая простая по содержанию документация прошивается при помощи 2 дырок, особо ценная – 5-ю дырками.

Учитывается и расстояние между отверстиями. Оптимальный вариант: каждая находится от предыдущей на расстоянии 3 см. Для соответствия требованию проводят подготовительную разлиновку: заранее намечают, где нужно сделать отверстия.

Однако разлиновка не всегда помогает. Например, скошенные отверстия нередко возникают при подшивании очень толстых документов или журнала. В работе с ними следует применять шило и действовать крайне аккуратно.

Используемую нитку лучше вдеть в иглу – она поможет правильному и точному введению.

Пристальное внимание уделяют нумерации страниц. Ключевые положения по вопросу:

  • используются арабские цифры;
  • числа располагают по возрастанию;
  • место проставления: правый верхний угол;
  • нельзя, чтобы число заходило за край листа;
  • приложения также подлежат нумерации;
  • тип нумерации для приложения: сквозной;
  • при прикреплении письма отчёт ведут начиная с конверта (на нём ставят первое по счёту число);
  • каждая страница письма нумеруется в зависимости от порядка изложения;
  • при работе с делом, представленным несколькими томами, содержимое каждого из них нумеруется отдельно.

Особого подхода требует и печать. Ставить её нужно в последнюю очередь и таким образом, чтобы она одновременно находилась и на листке прошивки и на документе. Если у индивидуального предпринимателя нет личной печати, то он может пропустить этот шаг.

Важно! Если документ после вставляется в папку, то не нужно клеить листок «прошито, пронумеровано, скреплено подписью» сзади на её заднюю стенку. Правильное для этого место: задняя сторона последнего прошитого листка.

При заполнении листа сшивки не нужно мельчить. Каждая единица информации должна легко считываться. Сокращения также недопустимы. Кроме того, следует оформить запись так, чтобы она шла и поверх документа и поверх наклеенного прямоугольника бумаги.

Важно! При условии проведения заверения на основании доверенности, её номер и дату подписания указывают в обязательном порядке.

Подпишитесь на наши Социальные сети

Понравилась?

Источник: https://nalginfo.ru/kak-sshivat-dokumenty-nitkami-2-dyrki.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.