Как прикрепить вкладыш в трудовую книжку

Содержание

Вкладыш в трудовую книжку — как оформить

Как прикрепить вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку – это документ установленной формы, который идет дополнением к основному бланку. Как оформить вкладыш в трудовую книжку так, чтобы он соответствовал законодательству?

Что такое – вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку выписывается после того, как в основном бланке не осталось места для внесения сведений в любом разделе. Это значит, что вкладыш нужно выписать даже после того, когда полностью заполнено место, куда вписывают награды и поощрения, а в разделе для записей о работе еще остается место.

Когда вкладыш оформлен и вшит в основной документ нужно все последующие записи вести в нем.

Правила оформления:

  • в трудовую нужно нанести отметку о том, что в дополнение к ней выдан вкладыш;
  • сам вкладыш, отдельно от трудовой, не имеет юридической силы, он действителен только, как приложение к основному бланку;
  • на одного человека может быть заведено любое количество вкладышей, нормативные акты этот вопрос не регулируют;
  • вкладыш нужно вшить в бланк трудовой книжки, а не просто вложить.

Порядок выдачи и правила оформления вкладыша в трудовую книжку регулируются:

  • постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» № 225 от 16.04.03 г.
  • правилами ведения трудовых книжек, которые утверждены вышеуказанным Постановлением.

Поскольку вкладыш также относится к основным документам, подтверждающим стаж гражданина, то он должен оформляться строго в соответствии с требованиями законодательства.

Как правильно оформить вкладыш

Вышеуказанные нормативные акты в части ведения вкладышей регулируют следующие вопросы:

  • как оформить;
  • образец вкладыша;
  • порядок заполнения, оформления и ведения.

Образец титульной страницы вкладыша утвержден в Постановлении «О трудовых книжках». Он практически идентичен аналогичной странице трудовой книжки, за исключением названия.

Внутренняя часть вкладыша выглядит также, как и в трудовой книжке, разница состоит лишь в количестве разворотов:

  • для записей данных о стаже – 9;
  • для заполнения сведений о наградах – 8.

Порядок оформления и ведения вкладыша полностью идентичен тому, что разработан для трудовой книжки.

Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку: образец

Вкладыш выписывается только после того, как возникнет необходимость внести новую запись. В первую очередь заполняется титульный лист.

Заполнение вкладыша в трудовую книжку: образец титульного листа

Как уже было указано выше, первый лист вкладыша аналогичен тому, что в трудовой книжке, соответственно и правила внесения данных будут аналогичными:

  • ФИО работника заносится полностью. Фамилия заносится действующая, без отражения произведенных изменений;
  • дата рождения;
  • образование на момент оформления вкладыша;
  • профессия или специальность;
  • дата заполнения – проставляется фактическое число оформления вкладыша;
  • подпись работника;
  • подписи должностного лица, которое заполняет вкладыш;
  • печать организации. На бланке отведено под нее место, отмечено соответствующими буквами (МП). Но в связи с тем, что в данный момент наличие гербовой печати не является обязательным, ставится она только при наличии. Это отмечено в разъяснениях к Правилам ведения книжек от 31.10.16 за № 589н. Если печать есть, то ее простановка обязательна.

Если при заполнении первой страницы допускается ошибка, то бланк уничтожают и выписывают новый вкладыш. Образец заполнения можно посмотреть здесь.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку по разделам

Все разделы этого документа полностью аналогичны трудовой, и при внесении в них информации нужно следовать Инструкции по заполнению трудовых книжек:

  • наименование организации пишется полностью;
  • указывается дата записи;
  • вписывается информация о трудоустройстве либо награждении.

Вкладыш в трудовую книжку: оформление

Даже если свободного места в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки уже нет, это не означает, что нужно заводить новую книжку. В этом случае потребуется заполнить вкладыш. В статье рассмотрим как заполнить вкладыш в трудовую книжку.

Как оформить вкладыш в трудовую

Бланк «Трудовая книжка» вкладыш к ней утверждены одним постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003. Два таких документа в одинаковой степени могут подтвердить стаж гражданина. Бланки этих документов – это документы строгой отчетности, поэтому просто так покупать их в свободной продаже нельзя. Они должны храниться у работодателей.

Даже когда требуется оформить дубликат трудовой, нельзя просить сотрудника купить и принести новый бланк книжки. Работодатель должен заключить договор с объединением «ГОСЗНАК», либо к каким-либо аккредитованным поставщиком. Такие организации поставляют бланки трудовых, а при выдаче их работнику, с него удерживаться стоимость книжки.

Обратите внимание

Если бланк книжки был испорчен, то удержание денег производить нельзя. Также не удерживаются деньги и в том случае, если по вине работодателя произошла массовая утеря трудовых книжек. На такой случай можно предусмотреть специальное условие на выдачу бланков бесплатно в коллективном договоре.

Источник: https://polit-gramota.ru/yuridicheskaya/vkladysh-v-trydovyu-knijky-kak-oformit

Как оформить вкладыш в трудовую книжку правильно – поэтапный процесс

Как прикрепить вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка – основной и практически единственный документ, который позволяет проследить трудовой стаж сотрудника на протяжении всей его трудовой деятельности. Впрочем, бывают случаи, когда приходится принимать срочные меры по дополнению трудовой.

Это обычно случается тогда, когда заканчиваются листы для записи сведений о работе или наградах. Здесь возникает необходимость дополнить книжку.

Законодательно предусмотрено, что работодатель при возникновении необходимости дополняет трудовую книжку вкладышем, как правило, эту функцию выполняет работник отдела кадров.

Вкладыш и его особенности

Вкладыш – это дополнение к существующему документу, его продолжение. Он нужен тогда, когда закончилось свободное место в графе, где надо сделать следующую запись. Чаще всего это происходит в графах разделов сведений о работе либо сведений о награждениях.

Полагается заполнить и приобщить его к основному документу при строгом соблюдении определённых норм,предписанных Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утверждённых Постановлением Правительства РФ от 16.04. 2003 № 225.

Регистрация и заполнение дополнительных бланков проводится работодателем, у которого возникла необходимость внести запись при неимении свободных строк в нужном разделе.

На практике это означает только одно, вкладыш является документом строгой отчётности, он вносится в журнал учёта трудовых книжек и вкладышей к ним, но статусом самостоятельного не наделен. Более того, без основного документа, который он дополняет, вкладыш недействителен.

Место для вкладыша

Действующие Правила ведения и хранения трудовых книжек, на основании которых и производиться заполнение книжки и дополнений к ней, не указывают, куда необходимо вшивать вкладыш. Чаще всего, его помещают после последней страницы перед обложкой, прикрепляя при этом к обложке.

Но закрепление его, скажем, в средину документа тоже не будет нарушением. Здесь действует правило целесообразности. Дополнение лучше вложить туда, где оно будет более надёжно закреплено.

Нюансы оформления

В случае возникновения необходимости заполнения вложения нелишне акцентировать внимание на следующих нюансах:

  1. Внесение данных и регистрация вложения производится тем работодателем, у которого возникла необходимость в занесении записи при неимении свободных строк в разделе,где должна быть сделана необходимая запись.
  2. Работнику кадрового подразделения, заполняя титульный лист, полагается проставить фактическую дату заполнения. Это означает, что она будет отличаться от даты выдачи книжки и является более поздней.
  3. Производя заполнение титульного листа приложения, необходимо вносить записи актуальные на момент регистрации данного вложения. Для этого работником предоставляется паспорт и документ об образовании или, в случае наличия, о повышении квалификации. Все данные должны соответствовать фактическому положению дел на момент заполнения. Например, работник получил высшее образование уже после получения трудовой. Во вкладыше будет занесена его специальность согласно нового документа-диплома о высшем образовании.
  4. Произведённые записи обязательно проверяются владельцем книжки, он ставить подпись. Вноситься также информация о лице, производящем заполнение документа, кроме того,правильность записей визируется подписью и печатью работодателя, оформившего вкладыш. Здесь, необходимо обратить внимание, стоит ли печать на титульном листе самой книжки, в которую будет вложено дополнение, если печать не проставлена следует обязать работника поставить её у того работодателя, который оформлял документ.
  5. В книжку может быть внесено такое количество вкладышей, какое потребуется для занесения всех необходимых записей, отображающих трудовую деятельность работника. Регламентации их количества нет и регистрируется столько, сколько потребуется для внесения всех записей в трудовую.

Вложенный документ в обязательном порядке вшивается в книжку. Он не может быть прикреплён степлером либо вклеен также, нельзя хранить его отдельно от основного.

Рекомендация: Сначала желательно заполнить титульный лист и внести требуемую запись, а уже затем прикреплять к основному документу. Неправильное заполнение первого листа исправлять запрещено. Необходимо:

  • Изъять ошибочно заполненное приложение.
  • Составить акт об испорченном бланке, и уничтожить сам неверно заполненный бланк.
  • Зарегистрировать факт испорченного бланка в Книге регистрации движения трудовых и вкладышей к ним.
  • Дальше следует получить и выписать без исправлений и ошибок следующий вкладыш.
  • Заполненный бланк прикрепить к трудовой.

Только произведя предписанные в этом случае действия, внеся все нужные записи и проверив их, следует подшивать правильно заполненное новые вложение к основной книжке.

Правила постановки штампа

При дополнении трудовой книжки приложением на ней делается пометка о новом дополнении. Обычно — это постановка штампа о наличии дополнения на титульном листе книжки. Здесь проводятся такие действия:

  • На титульном листе основного документа проставляется штамп «Вкладыш выдан» с указанием необходимых реквизитов: серии и номера нового вложенного документа.
  • Оформляя несколько вкладышей, штампы проставляются каждый раз, при регистрации нового.
  • При отсутствии у работодателя штампа можно отметку о приложении сделать от руки.
  • Обязательно нужно проследить, чтобы новые отметки не закрывали другие, уже существующие надписи на основном документе и не мешали чтению ранее сделанных записей.
  • В случае, если при заполнении вложения допущена оплошность и документ необходимо уничтожить, а штамп уже проставлен, потребуется сделать запись о недействительности отметки.

Ключевые моменты заполнения

Нередко при оформлении приложения возникает ряд вопросов по его заполнении. Среди них наиболее часто встречающиеся касаются заполнения граф.

Заполняя, следует помнить о некоторых следующих моментах:

  1. Нумеруя записи во вкладыше, продолжают нумерацию трудовой, например, в книжке последний номер 15, значит, во вкладыше будет — 16.
  2. В случае недостатка необходимого места для окончания начатой записи в трудовой, продолжение её переносится в приложение. Запись во вложенном документе начинается с того места, где обрывается в основном, например, в книжке: «Назначить заведующим отделом снабжения» — во вкладыше «с 1 сентября 2010 года».
  3. В некоторых случаях происходят изменения личных данных владельца книжки, например, фамилии, уже после вшивания приложения — они вносятся в титульный лист и всех наличных приложений в ней, здесь также указывается, на основании какого документа было внесено изменения.
  4. Записи во вкладыше делаются на основании тех же правил и в таком же порядке, как и в книжке. Порядок занесения информации ничем не отличается от занесения записей в основной документ. Например, нельзя делать сокращения «ст.» вместо слова «статья», сокращать слова приказ, распоряжение.

Алгоритм внесения дополнений

В целом процедура вшивания будет выглядеть следующим образом:

  • Получить бланк нового приложения.
  • Заполнить титульный лист согласно с паспортными данными и данными документа об образовании.
  • Получить подпись владельца
  • Завизировать подписью и печатью работодателя.
  • Перенести необходимые данные в положенные графы согласно трудовой.
  • Проставить штамп на титульной странице.
  • Подшить приложение.
  • Занести данные о вложенном документе в Книгу учёта.

Вшивание: поэтапный процесс

Нередко возникает вопрос, как правильно закрепить дополнение. Здесь уже упоминалось о запрете его вклеивать либо скреплять степлером. Предполагается, что каждое новое вложение будет вшито в основной документ с помощью ниток и иголки либо на специальном станке. При проведении процедуры можно использовать белые либо чёрные нитки.

Дальше приведено пошаговое руководство для вшивания дополнения с помощью иглы и ниток:

  1. Развернуть её на последней странице перед обложкой.
  2. Открыть вкладыш посередине, так чтобы можно было протянуть иглу.
  3. Сделать шилом нужное количество отверстий, и протянуть в них иглу с нитками.
  4. Через проделанные отверстия пришить с помощью иголки с нитками новый документ к обложке уже имеющегося.Стежком необходимо сделать столько, чтобы он крепко держался.
  5. Вывести нитки в середину вкладыша, крепко их завязать и отрезать лишнее.

Внимание! Отделять вкладыш от обложки категорически запрещается. Он должен быть подшит вместе с обложкой. Её отсутствие может служить причиной признания недействительности приложения.

Что нельзя делать?

Законодатель запрещает некоторые действия, которые могут повлечь за собой признания недействительным не только дополнение, но и трудовой в целом, а это, в свою очередь, повлияет на зачисления трудового стажа при расчёте пенсионных выплат владельцу.

Итак, нельзя следующее:

  1. Для вписывания новых данных оформлять ещё одну, новую трудовую книжку, заменяя ею вкладыш.
  2. Даже при наличии свободного места в других разделах, заносить в них сведения, не относящиеся к ним и касающиеся других граф, запрещено. Например, нельзя зачёркивать в разделе «Сведения о награждениях» слово «награждениях» и вписывать «работе» с фиксированием в дальнейшем там данных о работе.
  3. Добавлять отдельные листы соответствующего формата в раздел, где уже нет места для записей.

0,00, (оценок: 0) Загрузка…

Источник: https://homeurist.com/trud/dogovora/vkladysh-v-trudovuyu.html

Вкладыш в трудовую книжку

Как прикрепить вкладыш в трудовую книжку

Рано или поздно некоторые люди обнаруживают, что трудовая подошла к концу.

Но если нужно внести новую запись, а места для неё просто нет, то это вовсе не означает, что пришла пора заводить новую – вместо этого приобретается вкладыш в трудовую книжку, и можно продолжать вносить в неё сведения, как и прежде.

Для самих работников вкладыши важны еще и тем, что от этих документов будет зависеть их пенсия. Как минимум то, придётся ли им при выходе на неё бегать по бывшим работодателям, собирая сведения о периоде работы у них, или же все они будут чётко и аккуратно оформлены в одном документе.

Что такое вкладыш?

Если место в трудовой закончилось, то недопустимо:

  • Зачёркивать графу «Сведения о поощрениях», после чего продолжать вносить в неё сведения о работе, переименовав её.
  • Вклеивать в трудовую чистые листы и делать новые записи на них.
  • Заводить другой бланк для внесения новых записей.

Между прочим, выше перечислены вполне реальные случаи – до вклеивания листов и переименования граф люди действительно додумывались. Но правильным и законным будет вшивание вкладыша в документ. Если же применить какой-то другой способ, то сомнению будут подвергнуты не только новые сведения, внесённые «нестандартным» способом, но и трудовая книжка как таковая.

https://www.youtube.com/watch?v=lq3OsynWbIo

Если в трудовой одного из работников завершилось место, или если поступил новый сотрудник с книжкой, в которой не осталось места для внесения новых записей, то нужно добавить к ней вкладыш. Однако, если это именно второй вариант, то даётся пять дней с момента вступления в должность на внесение записей.

Потому лицам, ответственным за ведение трудовых, будь они сотрудниками отдела кадров, другими работниками, уполномоченными начальниками на ведение документации (в небольших компаниях), или даже самими руководителями (в совсем маленьких), следует контролировать, чтобы в запасе всегда оставались вкладыши, которые при необходимости можно применить.

Основные параметры вкладыша такие: в нём 36 страниц, его формат 88×125 миллиметров, обложка картонная, есть элементы защиты. Титульный лист похож на титульный лист трудовой книжки, а графы внутри все соответствуют трудовой.

Где приобрести бланк вкладыша?

Бланки вкладыша квалифицируются как документы строгой отчётности, но при этом приобрести их можно свободно, они продаются в канцелярских магазинах. Всё-таки желательно покупать их у проверенных посредников, занимающихся работой непосредственно с Гознаком, выпускающим трудовые и вкладыши. Также можно приобретать их и напрямую у Гознака.

Выданы вкладыши могут быть:

  • Без выплаты работником компенсации – в таком случае все расходы ложатся на работодателя.
  • С выплатой компенсации – она не должна быть выше, чем стоимость бланка при покупке.
  • С частичной выплатой компенсации, при которой часть расходов несёт сотрудник, а часть работодатель.

Бланки выдаются безвозмездно реже, чем трудовые, поскольку этот документ всё же дополнительный, а не основной.

Обязательна бесплатная выдача лишь в том случае, если вкладыш оказался испорчен по вине заполнявшего его работника – в таком случае замена проводится за счёт организации.

Относительно размера компенсации, которую выплачивает получатель вкладыша, стоит отметить, что хотя завышение стоимости является незаконным, но в цену, по которой он отдаётся работнику, может входить не только стоимость приобретения документа, но также и транспортные, и иные расходы. Это означает, что иногда бланк на предприятии может обойтись дороже, чем в свободной продаже, хотя чаще всего он оказывается дешевле, поскольку приобретаются вкладыши компаниями оптовыми партиями, по сниженной цене.

Хранятся вкладыши обычно у ответственного за их ведение сотрудника, данные об их движении заносятся в книги учета, которые ведёт бухгалтер. Работник отдела кадров, на которого возложено ведение трудовых и вкладышей, должен предоставлять отчёт об их расходовании и докладывать о необходимости пополнить их запас.

Оформление и заполнение вкладыша

Заполняться документ должен так же, как и сама трудовая, а потому сложностей с его заполнением быть не должно, но есть немало важных нюансов, на которые стоит обратить внимание:

  • Заводить вкладыш должны сотрудники того работодателя, во время работы у которого строчки в трудовой подошли к концу – увы, это правило не всегда соблюдается, из-за чего работники приходят в новую компанию с книжкой, в которой нет места для новых записей. Отметим, что отказывать им в приёме на работу по этой причине нельзя.
  • Дата заполнения на титульном листе – это именно та дата, в которую занесена первая запись во вкладыш, а не в саму трудовую.
  • Заводить можно много вкладышей – их количество не ограничено.
  • Пронумеровать записи просто – нумерацию следует продолжать относительно той, что использовалась в трудовой. К примеру, если номер последней записи в трудовой 19, то во вкладыш заносится запись с номером 20.
  • Если же место закончилось, а запись ещё не завершена, то она будет продолжаться уже во вкладыше ровно с того места, на котором прервалась.
  • Данные, которые вносятся во вкладыш, должны быть строго актуальными, даже если в самой трудовой фигурируют другие. К примеру, работник мог получить новое образование уже после того, как завёл её. Если информация, которая значится на титульном листе самой трудовой, уже неверна, то изменения должны быть отражены, а сотрудника надлежит обязать предоставить документы, которые подтвердят эти изменения – копии документов вшиваются в его личное дело, а во вкладыше записываются новые данные о нём.
  • После того как все необходимые сведения внесены на титульный лист, вкладыш должен быть прикреплён к трудовой, а на её титульном листе нужно поставить штамп о выдаче вкладыша с его реквизитами. Также следует сделать запись «выдан вкладыш», без которой он не будет действителен даже если его вшить.

Относительно места, в которое необходимо ставить штамп, а также куда именно подшивать вкладыш, нет никаких указаний.

Потому стоит отметить лишь, что ставить штамп стоит так, чтобы он не закрыл остальные записи и был хорошо читаем.

Вместо печати можно сделать также и отметку вручную, если у компании вообще нет печати, но всё-таки лучше, если будет стоить именно штамп. Совсем без штампа либо отметки документ также будет просто недействителен.

Важный момент: если была допущена ошибка во время заведения документа на титульном листе, нельзя вносить исправления, следует просто поменять его на новый.

Старый же утилизируется, его номер вырезается и вклеивается в журнал учёта. Из-за этого не стоит подшивать вкладыш до того, как завершено заполнение титульного листа – сначала нужно убедиться, что никаких ошибок нет, а если они всё же обнаружатся, не составит труда поменять его.

Когда ошибка допускается уже в ходе дальнейшего заполнения внутри документа, то на такие радикальные меры, конечно, идти не стоит: её разрешается исправить.

Но ни в коем случае не перечёркивая ошибочную запись – здесь предписывается действовать так же, как и при заполнении самой трудовой, то есть внести новую запись, в которой сделать указание на то, что совершена ошибка, и номер записи, которую следует считать недействительной – это утверждение заверяется подписью.

Как только записи на титульном листе сделаны, их заверяет сам внёсший их сотрудник при помощи своей подписи, необходимо поставить и печать компании. Самому работнику следует проследить, чтобы печать была поставлена, поскольку, если затем обнаружится её отсутствие, а он уже будет работать в другом месте, ему самому придётся обращаться на предыдущее место работы, чтобы поставить печать.

Как прикрепить вкладыш к трудовой книжке?

После того как заполнение вкладыша, а вернее, пока что его титульного листа, завершено, наступает время вшить его в трудовую. Хотя нет никаких указаний на предмет того, как именно правильно прикреплять вкладыш в книжку, но всё же можно выделить важные правила, которых следует придерживаться:

  • запрещено просто хранить его вложенным, не вшивая;
  • нельзя приклеивать либо пользоваться скрепками вместо вшивания.

Надёжно скрепляет документы только вшивание, и потому оно, с одной стороны, гарантирует, что вкладыш не потеряется – только если вместе с основным документом; с другой стороны – существенно затрудняет манипуляции с ним, опять-таки, если они проводятся отдельно от основного документа.

Прикреплённые не по правилам вкладыши действительными считаться не будут.  

Подшивают вкладыш обычно в конец книжки, но есть и другие варианты: так, с точки зрения содержания правильным будет сделать это перед разделом сведений о награждениях, поскольку именно на этом месте чаще всего придется открывать книжку, и не придётся её часто пролистывать. Наиболее удобно подшить его в самой середине.

Чтобы произвести вшивание, потребуются нитки, иголка и шило – а когда они под рукой, можно начинать сам процесс. Опишем его по этапам:

  • Разверните трудовую книжку там, куда будете вшивать вкладыш.
  • Разверните сам вкладыш посередине.
  • Возьмите шило и проколите с его помощью по паре отверстий в обоих документах. Проколов может быть и больше, главное, чтобы они имели аккуратный вид – для того и требуется шило. Важно также не повредить записи – для этого проколы следует сделать прямо у переплёта.
  • Возьмите иголку с прочной ниткой и сшейте их, концы нитки при этом нужно оставлять на внутренней стороне. Важно использовать нитку высокого качества, чтобы она не порвалась и не истёрлась через несколько лет использования.
  • Крепко завяжите, чтобы вкладыш был твёрдо прижат к трудовой, и обрежьте нитки. Для более аккуратного сшивания в некоторых компаниях даже имеются предназначенные именно для документов швейные машинки, с помощью которых процедура становится куда проще и менее затратной по времени.

Источник: http://ZnatokTruda.ru/trudovaja-knizhka/vkladysh/

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку: нюансы заполнения, порядок действий, возможные ошибки

Как прикрепить вкладыш в трудовую книжку

Как заполнить трудовую книжку и вкладыш в трудовую книжку, какие записи внести на титульный лист вкладыша в трудовую книжку, обо всех нюансах оформления расскажем в статье.

Нюансы оформления вкладыша в трудовую книжку

На титульном листе трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку вписывают Ф. И. О. работника, указывают дату его рождения, а также образование, профессию или специальность.

Обязательно указывают дату заполнения титульного листа и заверяют подписью работника, уполномоченного вести такие документы. Работник также должен расписаться в заполненном документе. После этого проставляется печать организации при ее наличии.

Фамилию, имя и отчество на титульном листе трудовой книжки (ТК) и вкладыша в трудовую книжку следует указывать:

  • полностью;
  • без замены инициалами;
  • без сокращений.

Все записи делают на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Ориентироваться следует на то, как указаны записи в таких документах.

Даты, как правило, указывают арабскими цифрами, например: 12.08.1982. Такие правила установлены пунктом 2.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда от 10 октября 2003 года под № 69 (далее – Инструкция № 69). Если дата рождения указана прописью, это не считается ошибкой.

На основании Инструкции № 69 требуется вносить дату арабскими цифрами только непосредственно в разделах ТК или вкладыша.

Соответствующие запись об образовании и профессии, специальности вносят в ТК или вкладыш в трудовую книжку на основании подтверждающих документов: дипломов, аттестатов и так далее. В графе «Образование» указывают не только уровень образования, но и присвоенную специалисту квалификацию. Уровни образования см. в этой таблице.

Например, если сотрудник стал бакалавром, то следует указать: «высшее – бакалавриат». В соответствующей графе «Профессия, специальность» вписывают направление подготовки. Например, запись выглядит так: «Направление подготовки «Психология»».

В дальнейшем специалист может получить следующий уровень образования. В этом случае на титульном листе ТК или вкладыша в трудовую книжку (как оформить образец) вносят дополнительную запись. Например, «высшее – бакалавриат, магистратура».

Соответствующие записи в графе «Профессия, специальность» можно оставить прежними, если направление подготовки не поменялось. Если же новый диплом получен по другим направлениям подготовки, это следует указывать через запятую, например, «Психология», «Менеджмент».

Важно! Ранее в строке «Образование» допускалось производить запись о неоконченном образовании. Такие записи вносили на основании представленного документа, полученного из образовательного учреждения.

С учетом принятого Закона от 29 декабря 2012 года под № 273-ФЗ записи о незаконченном образовании не вносят. На основании порядка, предусмотренного в пункте 2.1 Инструкции № 69, вносят соответствующую информацию о последнем законченном образовании специалиста – среднем общем или среднем профессиональном и так далее.

В графу «Дата заполнения» вносят день и год, указанный цифрами. Месяц можно указывать прописью или цифрами, так как в Инструкции № 69 нет разъяснений по поводу того, как правильно указывать дату заполнения.

Присутствует только рекомендация отражать даты арабскими цифрами в разделах ТК и вкладыша в трудовую. Но при этом следует учитывать, что в формате графы «Дата заполнения» можно вписать прописью только месяц. Примеры записей: «4 мая 2018» или «04.05.2018».

Заполненные сведения на титульном листе при оформлении ТК и вкладыша в трудовую книжку (образец 2018) должен заверить своей подписью:

  • специалист, отвечающий за заполнение этих документов;
  • владелец книжки расписывается в строке, которая специально отведена для подписи.

На титульном листе следует поставить печать, если организация использует ее в своей работе или печать кадровой службы, если в ней содержится наименование организации и ее местонахождение, указанное на русском языке.

Как оформить титульный лист трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку (пример)

Пример.

А.В. Дежнева принята в организацию 15 января 2018 года на должность психолога. Это для нее первое место работы. Кадровик заполнил титульный лист ТК психолога.

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку (образец титульного листа)

Запись в трудовую книжку о вкладыше (образец)

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку

Вкладыши в трудовую книжку (образец) заполнять нужно в том же порядке, что и трудовые книжки. Все сведения о таких документах указывают в книгах учета.

Вкладыш оформляют при необходимости внести новую запись в один из разделов ТК, если все графы соответствующего раздела уже заполнены (в соответствии с пунктом 38 Правил, утвержденных постановлением Правительства 16 апреля 2003 года под № 225).

Например, сведения о приеме на работу, переводе, увольнении следует вносить в раздел «Сведения о работе». Нельзя вносить эту запись в свободные разделы ТК, к примеру, в «Сведения о награждениях».

При оформлении вкладыша в трудовую книжку (образец) нумерация записей продолжает нумерацию соответствующих записей по разделам ТК. Следует учитывать, что вкладыш в трудовую (образец) без заполнения трудовой книжки недействителен (на основании пунктов 11 и 38 Правил №225).

Выданный вкладыш вшивают в ТК. Так как законом не установлено конкретное место закрепления вкладыша, его следует вшить между последней страницей ТК и задней обложкой или посередине. Цвет и качество ниток выбирают на свое усмотрение.

Вкладыши для трудовой книжки нельзя вшивать «про запас». Делать это необходимо только в том случае, если в книжке закончилось место в соответствующем разделе, который необходимо заполнить. ТК не станет недействительной, если в нее вшит вкладыш, работодателя за это не накажут, но выдавать вкладыш в трудовую книжку без записей (образец) нет необходимости.

Сроки внесения записей при заполнении вкладыша в трудовую книжку

Оформление вкладыша в трудовую книжку проводят при необходимости внести соответствующую запись в нужный раздел ТК, если в этом разделе нет места по причине того, что он полностью заполнен.

Запись о работе, о переводе на другую постоянную работу и так далее вносят в ТК или вкладыш на основании соответствующего приказа или распоряжения, выпущенного руководителем организации.

Если работника уволили, все записи вносят непосредственно в день увольнения. Формулировки во вкладыше должны соответствовать тексту документа-основания.

Какие требования учитывать при внесении записей во вкладыш в трудовую книжку

Оформляя документ, все записи вносят ручкой синего, черного, фиолетового цвета. Для заполнения можно воспользоваться перьевыми, гелевыми или шариковыми пишущими приборами, другими ручками и цветом записи делать нельзя. Слова вписывают полностью. Исправления и сокращения недопустимы.

Если во время оформления записей в ручке закончились чернила, то необходимо завершить их другой ручкой с чернилами такого же типа и цвета. Когда подобрать однотипные чернила не удалось, следует попытаться сохранить цвет.

В оформленный вкладыш в трудовую книжку вносят, в частности, сведения о:

  • работе;
  • переводах на другую постоянную работу;
  • получении второй или последующей профессии, специальности;
  • повышении уровня квалификации;
  • работе по совместительству (такую запись вносят по желанию работника);
  • изменениях наименований должности;
  • награждениях за успехи в работе;
  • увольнении.

В трудовую книжку и вкладыш в трудовую книжку не вносят ведения о взысканиях. Исключением являются случаи, когда увольнение состоялось из-за проступка.

Если во время работы изменилось наименование организации, об этом также делают запись в ТК или вкладыше (на основании пункта 3.2 Инструкции № 69).

Все слова в трудовой книжке и вкладыше в трудовую книжку следует прописывать полностью без сокращений. Например, вносят слово «приказ», а не «пр.», указывают «распоряжение», а не «расп.». Соответствующие правила установлены пунктом 11 Правил под № 225. Если в записи сделаны сокращения, необходимо признать ее недействительной. Узнайте, как признать запись недействительной

В трудовую книжку и вкладыш в трудовую книжку вносят только соответствующие записи о переводе на другую постоянную работу (на основании части четвертой статьи 66 трудового Кодекса, пункта четвертого Правил № 225). Записи о временном переводе не отражают.

При переводе к другому работодателю в документ вносят две записи: об увольнении с прежнего места работы, и о приеме на новую должность. Первую запись должен внести кадровик той организации, из которой работник увольняется. Вторую вносит кадровик той организации, которая принимает специалиста. Узнайте подробнее об оформлении перевода сотрудника в тематической статье

Обратите внимание! Если в период работы специалисту присвоен новый разряд, класс или категория и т. п., работник получил вторую или последующие профессии, это отражают в ТК в разделе «Сведения о работе».

В графе первой проставляют очередной порядковый номер соответствующей записи, а в графе второй вносят дату получения новой профессии или присвоения разряда. В графу третью вносят основную запись. В графе четвертой — номер и дату подтверждающего документа.

Новую профессию следует дополнительно отразить на титульном листе ТК или вкладыша. В строке «Образование» при этом ничего не меняют. В строку «Профессия, специальность» вносят еще одну профессию через запятую.

Если работник повысил квалификацию, запись об этом вносят в раздел «Сведения о работе». Прописывают сроки обучения на курсах, в школах по повышению квалификации или переквалификации и подготовке кадров.

Далее вносят соответствующие реквизиты документов об обучении: диплома или удостоверения, свидетельства. Продолжительность курсов значения не имеет. То есть они могут быть как краткосрочными, так и долгосрочными.

Запись о работе по совместительству вносят только по просьбе работников. Сведения вписывает кадровик или специалист, отвечающий за ведение вкладышей и ТК  по основному месту работы специалиста. Основанием для записи является документ о работе по совместительству.

В действующем законодательстве не указано, какой это конкретно должен быть документ. Можно использовать тот, в котором содержатся все необходимые сведения. Например, справку, копию или выписку из приказа о приеме на работу и так далее (на основании части пятой статьи 66 ТК РФ).

Копии документ принимают с заверенными работодателем надписями «Верно» или «Копия верна», с названием должности и указанием лица, выдавшего копию, расшифровкой подписи и датой изготовления.

Источник:

Трудовая книжка: вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка — это документ строгой отчетности. Неправильное оформление создаст проблемы при трудоустройстве или при расчете стажа. То же самое относится к заполнению вкладыша в трудовую книжку. В статье рассказываем об условиях выдачи, правилах оформления и возможных ошибках.

В трудовой книжке ограниченное количество страниц для заполнения. При частой смене работы или внесении записей место в книжке может закончиться.

Новый документ в таком случае не заводят, а используют дополнение, которое, как и сам оригинальный документ, имеет номер, средства защиты подлинности и отсутствует в свободной продаже.

Точнее, бланк купить можно, но гарантии, что он будет соответствовать требованиям закона, можно получить только у лицензированных продавцов.

Бланки изготавливает предприятие Гознак, они относятся к документам, подлежащим особому учету. Купить их компания может либо у изготовителя, либо в организациях, отвечающих специальным требованиям и уполномоченных распространять такие документы.

Источник: https://slzan36.ru/grazhdanskoe-pravo/kak-oformlyat-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku-osnovnye-pravila-poshagovaya-instruktsiya-rasprostranennye-oshibki.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.